受託案件では受注金額が大きいのに、社内の作業工数や外注費が想定以上に増えると、十分な利益が残らないことがあります。
売上を案件別に管理していても、社員が費やした時間や外注費、経費まで集計できていなければ、実際にどれだけ利益が出ているかは分かりません。見積時には黒字を想定していたものの、案件終了後に集計すると赤字だったというケースもあります。
受託ビジネスで利益を確保するには、案件ごとに売上と原価を紐づけ、見積時から完了まで継続して採算を確認することが重要です。特に受託開発や制作業では、人件費が原価の中心となるため、工数管理の精度が案件利益を左右します。
本記事では受託ビジネスにおける原価管理の基本から、人件費や案件利益の計算方法、赤字案件が生まれる原因、実務での管理手順、Excel管理を見直す目安まで解説します。
受託ビジネスにおける原価管理とは
受託ビジネスにおける原価管理とは、案件ごとに売上と原価を把握し、予算と実績の差を確認しながら利益を確保する取り組みです。
受託開発、Web制作、広告制作、コンサルティングなどでは、案件によって契約金額、作業期間、担当者、外注の有無が異なります。
同じ500万円の売上がある案件でも、少人数で短期間に完了した案件と、多くの社員が長期間対応した案件では、最終的に残る利益が異なります。そのため会社全体の損益だけではなく、案件単位で収支を確認する必要があります。
原価計算と原価管理の違い
原価計算はサービスを提供するために、どの程度の費用がかかったかを算定することです。一方、原価管理は計算した原価を予算と比較し、差が生じた原因を分析して改善するところまでを含みます。
| 項目 | 主な目的 |
| 原価計算 | 発生した原価を算定する |
| 原価管理 | 予算と実績を比較し、差異を改善する |
| 収支管理 | 売上と原価を対応させ、利益を把握する |
案件終了後に原価を集計するだけでは、発生した赤字を確認することしかできません。進行中に実績原価や残りの作業量を確認し、最終的な利益を予測することが重要です。
受託ビジネスで案件別の管理が必要な理由
受託ビジネスでは、案件ごとに人員、工数、外注費などが変わります。
会社全体では黒字でも、一部の高利益案件が赤字案件を補っている場合があります。案件別の収支が分からなければ、どの案件を改善すべきか、次回いくらで見積もるべきかを判断できません。
案件別に管理することで、次のような情報を把握できます。
- どの案件が利益を生んでいるか
- どの工程で工数が増えているか
- どの顧客や案件種別の利益率が低いか
- 外注と内製のどちらが適しているか
- 次回の見積もりをどのように見直すべきか
原価管理は、経理部門だけの業務ではありません。経営者、営業、PM、現場、管理部門が同じ案件収支を確認するための仕組みです。
受託企業に原価管理が重要な理由
受託企業が原価管理を行う目的は、費用を集計することだけではありません。案件ごとの採算を把握し、赤字を早期に発見しながら、見積もりや人員配置などの経営判断を改善することにあります。
案件ごとの利益を把握できる
売上金額が高い案件が、必ずしも利益の大きい案件とは限りません。
たとえば売上500万円、原価450万円の案件で残る利益は50万円です。一方、売上300万円でも原価が180万円であれば、利益は120万円になります。
案件の採算を確認するには売上だけでなく、社内人件費、外注費、案件経費などを案件単位で把握する必要があります。
赤字案件を進行中に発見できる
案件完了後に赤字が判明しても、作業範囲や人員配置を見直すことはできません。
進行中に工数や原価の超過を確認できれば、担当者の変更、作業範囲の調整、追加請求の相談などを検討できます。
原価管理は赤字を報告するためではなく、赤字を防ぐために行うものです。
見積もりや人員配置の精度を高められる
過去案件の見積工数と実績工数を比較すると、どの工程で見積もりが不足しやすいかが分かります。
「要件定義に時間がかかる」「修正対応が増えやすい」といった傾向を次回の見積もりへ反映することで、経験や感覚だけに頼らない価格設定が可能になります。
また案件別の工数が分かれば、誰を配置するか、どの作業を外注するかといった判断にも活用できます。
受託案件の原価に含まれる費用
受託案件の原価管理を始める際に迷いやすいのが、「何を原価へ含めるか」という点です。
代表的な項目は次のとおりです。
| 原価項目 | 主な内容 | 管理上のポイント |
| 社内人件費 | 社員が案件へ投入した時間に対応する費用 | 時間単価と実績工数から計算する |
| 外注費 | 業務委託先や協力会社への支払い | 予算、発注額、支払額を管理する |
| 材料費・仕入費 | 制作物、印刷物、機材など | 案件へ直接紐づける |
| システム利用料 | クラウド、サーバー、ソフトウェアなど | 案件専用か共通利用かを分ける |
| 案件経費 | 交通費、宿泊費、会場費など | 案件コードを付けて集計する |
| 間接費 | 営業、管理部門、オフィスなどの費用 | 一定の基準で配賦する |
なお会計上の売上原価と、社内で採算を把握するための管理原価は、必ずしも同じ範囲ではありません。
会計上は販売費及び一般管理費として処理する費用でも、社内管理では案件負担として配賦する場合があります。会計処理と社内管理用の数値は区別し、自社の会計方針に沿って運用する必要があります。
社内人件費
受託ビジネスでは、社員が案件へ費やした時間を人件費へ換算します。
時間単価4,000円の社員が100時間従事した場合、その案件に紐づく人件費は40万円です。
複数の案件を兼務している社員については、案件別の工数が記録されていなければ、人件費を正しく分けられません。そのため、勤怠管理とは別に「どの案件へ何時間使ったか」を記録する工数管理が必要です。
外注費・案件経費
外注費は当初の予算、正式な発注額、実際の支払額を分けて管理します。
たとえば外注予算を100万円としていたものの、追加作業によって130万円へ増えた場合、案件利益は30万円減少します。請求書が届いてから登録する運用では、原価超過の発見が遅れます。
交通費やクラウド利用料などの案件経費も、経費精算の段階で案件コードを付けて集計できるようにします。
間接費
受託案件には、開発者や制作者だけでなく、営業、PM、品質管理、管理部門なども関わります。
社内の採算管理では、案件固有の営業対応やPMの管理工数を把握しなければ、案件利益を実態より高く見積もる可能性があります。
全社共通の費用を配賦する場合は、売上比率、直接人件費比率、工数比率など、統一した基準を設定します。
受託案件の原価と利益を計算する方法
案件別利益を把握するには、まず社員の時間単価を設定し、工数を人件費へ換算します。
社員の時間単価を設定する
代表的な計算方法は次のとおりです。
時間単価＝年間人件費÷年間の稼働可能時間
年間人件費には、給与だけでなく、賞与や会社負担の社会保険料などを含める方法があります。
年間人件費600万円、年間の稼働可能時間1,500時間の場合、時間単価は4,000円です。
600万円÷1,500時間＝4,000円
社員ごとの単価を使用する方法のほか、職種別や役職別に標準単価を設定する方法もあります。重要なのは、同じ基準を継続して使用することです。
案件別人件費と案件利益を計算する
案件別人件費は、時間単価と投入時間を掛けて計算します。
案件別人件費＝時間単価×案件への投入時間
案件原価は、次のように算出します。
案件原価＝社内人件費＋外注費＋案件経費＋配賦した間接費
さらに、案件利益と利益率は次の式で計算します。
案件利益＝案件売上－案件原価
案件利益率＝案件利益÷案件売上×100
たとえば、受注金額500万円の案件で、見積時と実績が次のようになったとします。
| 項目 | 見積時 | 実績 |
| 受注金額 | 500万円 | 500万円 |
| 社内人件費 | 200万円 | 250万円 |
| 外注費 | 100万円 | 110万円 |
| 案件経費 | 20万円 | 30万円 |
| 間接費 | 50万円 | 50万円 |
| 原価合計 | 370万円 | 440万円 |
| 案件利益 | 130万円 | 60万円 |
| 利益率 | 26％ | 12％ |
売上は変わっていませんが、工数や外注費の増加によって、利益率は26％から12％へ低下しています。
このような変化は、売上だけを管理していても把握できません。
受託案件で管理したい5つの原価
受託案件の原価管理では、予算と実績を比較するだけでなく、案件完了時の着地を予測する必要があります。
管理したい原価は、次の5つです。
| 原価 | 内容 |
| 見積原価 | 商談・見積時に想定した原価 |
| 予算原価 | 受注後に正式な計画として設定した原価 |
| 実績原価 | 現時点までに発生した原価 |
| 残原価 | 案件完了までに今後発生する見込みの原価 |
| 着地見込原価 | 実績原価と残原価を合計した原価 |
着地見込原価＝実績原価＋残原価
実績原価だけを見ても、残作業が多ければ、最終的な利益は分かりません。
進行中の案件では、残工数や発注予定を更新し、着地見込原価と利益を定期的に確認する必要があります。
受託案件が赤字になる主な原因
受託案件の赤字には、見積もり、追加作業、工数入力、契約管理など、複数の原因があります。
見積工数が不足している
営業段階で作業内容を十分に確認できていなかったり、受注を優先して工数を少なく設定したりすると、案件開始後に原価が膨らみます。
特に打ち合わせ、修正対応、テスト、品質確認など、成果物の制作以外に必要な時間が漏れやすいため注意が必要です。
仕様変更や追加作業を請求できていない
案件開始後の追加依頼を契約変更や追加請求につなげられず、社内工数だけが増えることがあります。
追加作業が発生した場合は、依頼内容、想定工数、金額、承認状況を記録し、当初の契約範囲と区別します。
工数や外注費の登録が遅い
工数を月末にまとめて入力する運用では、月の途中で予算を超えていても把握できません。
外注費も、請求書が届いてから登録するのではなく、発注時点で予定原価として反映する方が、着地を予測しやすくなります。
PMや営業の工数を把握していない
開発者や制作者の時間だけを原価として管理し、PMの進行管理や営業の顧客対応を除外すると、案件負担を過小評価する可能性があります。
会計上の処理とは分けて、社内管理では案件にどの程度の工数が発生しているかを確認する必要があります。
受託案件の赤字を早期発見する指標
赤字案件を早期に発見するには、利益額だけでなく、工数や原価の消化状況を確認します。
工数消化率と進捗率
工数消化率は、予算工数に対して、どの程度の工数を使ったかを表す指標です。
工数消化率＝実績工数÷予算工数×100
予算工数1,000時間のうち800時間を使っていれば、工数消化率は80％です。
一方、案件の進捗率が50％であれば、進捗に対して工数を使いすぎている可能性があります。
原価消化率と着地見込利益率
原価消化率は、予算原価に対して実績原価がどの程度発生しているかを示します。
原価消化率＝実績原価÷予算原価×100
また、残作業を含めた最終的な利益率は、着地見込利益率で確認します。
着地見込利益率＝（案件売上－着地見込原価）÷案件売上×100
| 赤字の兆候 | 考えられる原因 | 主な対応 |
| 工数消化率が進捗率を上回る | 見積不足、作業遅延 | 作業範囲や人員配置を見直す |
| 外注費が予算を超える | 追加発注、単価上昇 | 発注範囲や条件を確認する |
| 着地利益率が低下する | 工数・経費の増加 | 残作業と契約条件を見直す |
| 未請求作業が増える | 仕様変更の管理不足 | 追加作業の承認フローを整える |
| 工数入力が遅れる | 入力ルールの不足 | 入力頻度と責任者を決める |
受託案件の原価管理を進める方法
原価管理を定着させるには、案件終了後に費用を集計するのではなく、見積時から完了後の振り返りまで、業務フローへ組み込む必要があります。
1．見積時に原価上限を決める
確保したい利益率から、案件で使える原価の上限を逆算します。
受注金額500万円で利益率20％を確保したい場合、原価上限は400万円です。
500万円×（1－20％）＝400万円
原価が上限を超える場合は、販売価格、作業範囲、体制、外注方法などを見直します。
2．受注後に予算原価を登録する
受注後は確定した担当者、スケジュール、外注先をもとに、案件別の予算原価を設定します。
人件費、外注費、経費を分けておくことで、どの項目が超過したかを確認しやすくなります。
3．案件コードを統一する
工数、発注、経費、請求を同じ案件へ紐づけるため、共通の案件コードを使用します。
営業と経理で案件名が異なると、手作業による照合が必要になり、集計ミスの原因になります。
4．工数と費用を定期的に登録する
工数は日次または週次、外注費や経費は発生または発注のタイミングで登録します。
入力ルールが複雑すぎると現場に定着しないため、対象業務、入力単位、締め日、修正方法を明確にします。
5．予算・実績・着地見込みを比較する
定例会議では、次の数字を確認します。
- 予算工数と実績工数
- 予算原価と実績原価
- 進捗率
- 残工数・残原価
- 着地見込利益
- 追加作業と未請求額
差異がある場合は、数値だけでなく、原因と対応方針まで確認します。
6．完了案件を次回の見積もりへ反映する
案件完了後は、利益率だけでなく、見積もりと実績の差を工程別に振り返ります。
見積漏れ、修正対応、作業遅延などの原因を整理し、次回の工数見積もりや価格設定へ反映します。
請負契約と準委任契約では管理ポイントが異なる
受託開発では、請負契約と準委任契約が用いられます。契約形態によって、原価管理で重視する項目も変わります。
| 項目 | 請負契約 | 準委任契約 |
| 主な管理対象 | 成果物、総工数、追加作業 | 契約時間、稼働時間、請求時間 |
| 主な赤字要因 | 工数超過、仕様変更、納期延長 | 非請求工数、稼働不足、単価設定 |
| 確認する数字 | 着地見込原価・利益 | 稼働率・請求可能時間・粗利 |
| 改善ポイント | 変更管理と追加請求 | 稼働・請求・人件費の対応確認 |
請負契約では、作業時間が増えても契約金額が自動的に増えるとは限りません。そのため、見積工数、実績工数、仕様変更、追加作業を管理する必要があります。
準委任契約では、契約時間、実稼働時間、請求対象時間、非請求工数などを確認します。稼働していても請求対象にならない時間が増えると、利益率が低下します。
具体的な契約上の判断は、契約書の内容や取引実態に応じて専門家へ確認してください。
Excelによる原価管理で起こりやすい課題
案件数が少ない段階では、Excelでも原価管理を行えます。
ただし案件、担当者、部門、外注先が増えると、複数ファイルの転記や集計が複雑になります。
売上・工数・外注費が分散する
営業は受注管理表、現場は工数表、経理は請求・支払管理表を使用している場合、案件利益を確認するたびに複数の表から数字を集める必要があります。
転記が増えるほど、入力漏れや金額の不一致が起こりやすくなります。
最新の数字が分からない
保存場所や更新日時が統一されていないと、どのファイルが最新か分からなくなることがあります。
経営者が見ている収支表と、PMが更新している工数表の時点が異なれば、同じ案件でも利益の見え方が変わります。
集計が属人化する
複雑な関数やマクロを使った管理表は、作成者以外が修正できないことがあります。
担当者が不在の場合に集計できない、項目を増やすと数式が崩れるといった状態では、原価管理を継続できません。
次の項目に複数当てはまる場合は、Excel管理を見直す目安です。
- 案件別収支の集計に数日かかる
- 工数表と収支表が分かれている
- 同じ数字を複数のファイルへ入力している
- 月末まで赤字案件が分からない
- 特定の担当者しか集計できない
- 進行中案件の着地利益を算出できない
Excel管理と原価管理システムの違い
原価管理システムを導入する目的は、Excelをなくすことではありません。
売上、工数、外注費、経費などを案件へ紐づけ、経営判断に必要な収支を早く確認できる状態をつくることです。
| 比較項目 | Excel管理 | 原価管理システム |
| データ入力 | ファイルごとに入力・転記する | 案件情報へ紐づける |
| 工数集計 | 手作業で集計する | 工数データから集計しやすい |
| 案件収支 | 複数ファイルを統合する | 案件単位で確認しやすい |
| 予実管理 | 定期的に手動更新する | 継続的に比較しやすい |
| 着地予測 | 担当者が個別に計算する | 実績と残原価を確認しやすい |
| 情報共有 | ファイルを配布する | 同じデータを共有できる |
| 属人化 | 担当者へ依存しやすい | 管理方法を標準化しやすい |
Excelで十分に管理できている企業が、必ずシステムを導入する必要はありません。
一方、集計に時間がかかり、数字を確認できるのが翌月以降になっている場合は、進行中の経営判断に必要な情報が不足しています。
受託企業が原価管理システムを選ぶポイント
受託開発や制作会社では、案件別収支と工数を連動して管理できるかが重要です。
選定時には、次の点を確認します。
案件別に売上・原価・利益を確認できるか
会社全体だけでなく、案件、顧客、部門、担当者単位で収支を確認できるかを見ます。
工数を案件原価へ反映できるか
社員や職種の時間単価をもとに、工数を人件費へ換算できるかを確認します。
現場が継続して入力できる操作性も重要です。
予算・実績・着地見込みを比較できるか
過去の実績だけでなく、残工数や発注予定を含めて、進行中案件の着地を確認できる必要があります。
見積・受注・発注・請求を連携できるか
原価管理だけが独立していると、別システムやExcelからの転記が残ります。
自社の業務フローに合わせ、どの範囲まで一元管理するかを検討します。
案件別の原価・工数・利益を一元管理する「プロカン」
「プロカン」は、案件・プロジェクトごとの売上、原価、工数などを一元管理し、案件別の収支を可視化するクラウド型システムです。
案件ごとの収支を確認できるため、どの案件で利益が出ているか、どの案件で原価が膨らんでいるかを把握しやすくなります。
また工数を案件別に管理することで、作業時間を単なる勤怠情報ではなく、案件の人件費や採算を確認する情報として活用できます。
見積、受注・発注、請求・支払、原価・予実管理などを一つの仕組みで管理できれば、複数のExcelやシステム間で発生する転記作業の削減にもつながります。
案件担当者、PM、経理、経営者が同じ収支情報を確認できる状態を整えることで、工数超過や原価増加への対応を早めやすくなります。
Excelによる集計や転記に時間がかかり、進行中案件の採算を確認できていない場合は、自社の管理方法とシステム活用を比較してみるとよいでしょう。
まとめ｜受託企業の原価管理は案件完了前の利益把握が重要
受託ビジネスでは、社内人件費や外注費が案件利益を大きく左右します。売上だけを案件別に管理していても、工数や費用を紐づけなければ、実際の採算は把握できません。
原価管理では、見積原価、予算原価、実績原価、残原価、着地見込原価を分け、案件の進行中から最終的な利益を予測することが重要です。
工数消化率が進捗率を上回っている場合や、追加作業が請求へ反映されていない場合は、赤字につながる可能性があります。予算と実績の差を確認し、作業範囲、人員配置、契約条件を早い段階で見直す必要があります。
またExcelによる転記や集計が増え、最新の案件収支をすぐに確認できない場合は、管理方法を見直すタイミングです。
プロカンのようなシステムを活用することで、案件ごとの採算や工数をリアルタイムで可視化し、利益改善につなげることが期待できます。案件数が少ない段階では、Excelでも原価管理を行えます。
利益を安定して確保するためには、案件ごとの原価を正確に把握し、早い段階で課題を発見・改善できる管理体制を整えることが大切です。
