「毎月の売上は順調に伸びているのに、思ったように利益が残らない。」
「案件は増えているはずなのに、会社全体の収益が改善しない。」
このような悩みを抱えている企業は少なくありません。
特に、広告制作会社やシステム開発会社、建設業、コンサルティング会社など、案件ごとに売上や工数、外注費が異なるプロジェクト型ビジネスでは、「売上がある＝利益が出ている」とは限りません。
例えば、100万円で受注した案件でも、想定以上の工数が発生したり、急な仕様変更で外注費が増えたりすると、最終的な利益は大きく減少します。場合によっては、案件が終了してから「実は赤字だった」と気付くケースもあります。
こうした状況を防ぐために重要なのが、「採算管理」です。
採算管理とは、案件ごとの売上だけではなく、工数や原価、外注費なども含めて収益を把握し、利益を適切に管理するための考え方です。利益率をリアルタイムで把握できれば、赤字案件を早期に発見できるだけでなく、見積もり精度の向上や経営判断のスピードアップにもつながります。
本記事では、採算性や採算管理の基本から、利益が残らない原因、採算性を高めるためのポイントまで詳しく解説します。採算管理を効率化する方法についても紹介しますので、「利益が見えにくい」「案件管理に課題を感じている」という方は、ぜひ参考にしてください。
採算性とは
企業経営では「売上を伸ばすこと」が重要だと考えられがちですが、実際に経営を支えるのは利益です。どれだけ売上が増えても、それ以上にコストがかかっていれば利益は残りません。
そこで重要になる考え方が「採算性」です。
採算性とは、売上に対してどれだけ利益を確保できているかという収益性を表す考え方です。
例えば、次の2つの案件があったとします。
| 項目 | 案件A | 案件B |
|---|---|---|
| 売上 | 100万円 | 100万円 |
| 原価 | 70万円 | 95万円 |
| 利益 | 30万円 | 5万円 |
| 採算性 | 高い | 低い |
売上はどちらも100万円ですが、利益には25万円もの差があります。
つまり、売上だけを見れば同じ成果に見える案件でも、実際には会社へ貢献している度合いは大きく異なるのです。採算性を正しく把握することで、「利益を生み出している案件」と「利益を圧迫している案件」を見極められるようになります。
売上だけでは経営判断を誤ることも
採算性を考えるうえで注意したいのが、「売上が大きい案件＝良い案件」とは限らないという点です。
例えば、1,000万円規模の大型案件でも、多くの人員を投入し、長期間にわたって対応した結果、利益がほとんど残らないケースがあります。一方で、300万円程度の案件でも、工数や原価を適切にコントロールできれば、高い利益率を維持できることもあります。
経営者や管理者が売上だけを見て判断してしまうと、「忙しいのに利益が出ない」という状態に陥りやすくなります。だからこそ、案件ごとの採算性を把握し、利益まで含めて評価することが重要なのです。
利益率との違い
採算性と似た言葉に「利益率」があります。
どちらも利益に関する指標ですが、意味は少し異なります。
| 項目 | 採算性 | 利益率 |
| 意味 | 利益が確保できているかという収益性 | 売上に対する利益の割合 |
| 確認する対象 | 案件・部門・会社全体など幅広い | 数値指標 |
| 活用目的 | 経営判断・案件評価 | 利益水準の把握 |
利益率は「数字」であり、採算性はその数字をもとに「利益が出る構造になっているか」を判断するための考え方といえるでしょう。
採算管理とは
採算性を継続的に改善していくためには、「採算管理」が欠かせません。
採算管理とは、案件やプロジェクトごとの売上と原価を把握し、「どれだけ利益が出ているのか」を継続的に管理・分析することです。
単に売上を集計するだけではなく、工数や外注費、材料費、人件費などのコストを含めて収支を管理することで、案件ごとの収益状況を正確に把握できます。
採算管理で把握する主な項目
採算管理では、売上だけを見るのではなく、利益を構成するさまざまな要素を管理します。
| 管理項目 | 内容 |
| 売上 | 案件やプロジェクトの受注金額 |
| 工数 | 担当者ごとの作業時間 |
| 人件費 | 工数に応じた人件費 |
| 外注費 | 協力会社への発注費用 |
| その他原価 | 材料費・交通費・経費など |
| 利益 | 売上から原価を差し引いた金額 |
これらを一元的に管理することで、「利益が出ている案件」と「利益率が低下している案件」が見えるようになります。
採算管理は「結果」ではなく「途中経過」を把握するためのもの
採算管理というと、「案件が終わったあとに利益を確認するもの」というイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、本来の採算管理は、案件が進行している途中で利益の変化を把握し、早めに対策を講じるための管理手法です。
例えば、プロジェクトの途中で想定以上に工数が増えていることが分かれば、追加人員の配置を見直したり、クライアントと仕様変更について相談したりすることができます。もし案件終了後に初めて赤字が判明した場合、その時点では手遅れです。
採算管理は、「利益が出たか」を確認するためではなく、「利益を確保するため」に行うものといえるでしょう。
なぜ採算管理が重要なのか
企業が安定した利益を確保し、持続的に成長していくためには、採算管理が欠かせません。
特にプロジェクト型ビジネスでは、案件ごとに利益率が異なるため、採算管理が不十分だと、「売上はあるのに利益が残らない」という状況に陥りやすくなります。
では、採算管理を行うことで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
赤字案件を早期に発見できる
採算管理の最大のメリットは、利益が出ていない案件を早い段階で把握できることです。
案件の途中で工数や原価が膨らんでいることが分かれば、体制の見直しや業務範囲の調整など、利益を守るための対応ができます。
一方で、案件終了後に赤字が判明した場合は、すでにコストを回収する手段がありません。
採算管理は、「赤字になった案件を分析する」ためではなく、「赤字になる前に気付く」ための仕組みなのです。
見積もり精度が向上する
採算管理によって過去案件の実績が蓄積されると、「どの程度の工数がかかるのか」「外注費はいくら必要なのか」といったデータを活用できるようになります。
経験や勘だけに頼らず、実績に基づいた見積もりが作成できるため、利益率を確保しやすくなるでしょう。
経営判断のスピードが上がる
案件別の利益や部門ごとの収益状況が見えるようになると、「どの事業へ投資すべきか」「どの案件を優先すべきか」といった経営判断も行いやすくなります。
売上だけでは見えなかった課題が明確になることで、利益を重視した経営へとシフトできるようになります。また、利益率の高い案件の傾向を分析することで、自社の強みを活かした営業戦略や事業展開にも役立てることができます。
採算管理は、単なる数字の管理ではなく、企業の成長を支える重要な経営基盤といえるでしょう。
採算性が悪化する5つの原因
採算管理の重要性は理解していても、「利益が残らない」「思ったより採算が合わない」と感じる企業は少なくありません。
実際には、利益が減る原因は一つではなく、複数の要因が積み重なっているケースがほとんどです。しかも、その多くは案件終了後に初めて気付くことが多く、「もっと早く分かっていれば…」という状況になりがちです。
ここでは、採算性が悪化する代表的な原因を紹介します。
1. 工数を正確に把握できていない
採算性が悪化する最も大きな原因の一つが、工数管理ができていないことです。
案件の利益を考えるうえで、人件費は非常に大きな割合を占めます。しかし、実際には担当者ごとの作業時間を細かく管理できていない企業も少なくありません。
例えば、見積もり時には100時間を想定していた案件が、実際には150時間かかっていた場合、その差額の50時間分は利益を圧迫します。しかも、この超過工数がリアルタイムで把握できなければ、「利益が減っている」という事実に気付くのは案件終了後です。
工数を見える化することは、採算管理の第一歩といえるでしょう。
2. 原価や外注費が想定より増えてしまう
採算悪化の原因は、人件費だけではありません。
近年では、外注先との連携や協力会社への発注が増え、案件ごとの原価も複雑になっています。
例えば、
・仕様変更による追加発注
・急な人員不足による外注依頼
・資材価格の高騰
などが重なると、当初の見積もりより原価が大きく膨らむことがあります。売上が変わらなければ、その増えたコストはそのまま利益の減少につながります。
そのため、売上だけでなく、原価もリアルタイムで確認できる仕組みが重要になります。
3. Excel管理では変化に気付きにくい
採算管理をExcelで行っている企業も多いでしょう。
Excelは自由度が高く便利ですが、案件数や担当者が増えるほど管理は複雑になります。
例えば、
- 工数は別ファイル
- 売上は営業管理表
- 外注費は経理資料
- 請求は販売管理システム
というように、情報が分散しているケースは珍しくありません。必要な情報を集めて集計し終えた頃には、すでに案件が終了していることもあります。
リアルタイムで利益を把握することが難しい点は、Excel管理の大きな課題といえるでしょう。
4. 予実管理ができていない
採算管理では、「予定」と「実績」を比較することも重要です。
例えば、
見積時には利益率30％を想定していた案件でも、途中で工数が増えたり、追加対応が発生したりすると、利益率は少しずつ低下していきます。
ところが、予定と実績を比較する仕組みがないと、利益率がどのタイミングで悪化したのか分からず、結果だけを見ることになります。
採算管理は、「結果を見る管理」ではなく、「途中経過を確認する管理」であることが重要です。
5. 利益が見えるのは案件終了後になってしまう
最も避けたいのは、「案件が終わってから赤字に気付く」というケースです。
案件終了後に利益が分かっても、すでに人件費や外注費は発生しています。その時点では改善できることはほとんどありません。
採算管理とは、利益を確認するためではなく、利益を守るために行うものなのです。
一つひとつの変化は小さくても、それが積み重なることで利益は大きく減少していきます。
採算管理でよくある課題
採算性が悪化する背景には、管理方法そのものに課題があるケースも少なくありません。
特にExcelを中心とした運用では、次のような悩みを抱える企業が多く見られます。
| よくある課題 | 現場で起こること |
|---|---|
| 案件ごとの利益が分からない | 黒字・赤字案件を判断できない |
| 工数管理が定着していない | 人件費を正確に把握できない |
| 原価が複数の資料に分散している | 集計に時間がかかる |
| 予実管理ができない | 利益率の変化に気付けない |
| 集計が月末になる | リアルタイムで経営判断できない |
このような状態では、担当者は毎月集計作業に追われる一方で、経営に必要な情報はタイムリーに得られません。
採算管理は「数字をまとめる作業」ではなく、「利益を守るための経営管理」です。そのためには、売上だけでなく、工数や原価、利益をリアルタイムで把握できる環境を整えることが重要になります。
次章では、採算性を高めるために企業が実践したい具体的なポイントについて解説します。
採算性を高める5つのポイント
採算管理の重要性や、採算性が悪化する原因が分かったところで、ここからは利益を確保するために実践したいポイントを紹介します。
採算性を改善するには、「売上を増やすこと」だけを考えるのではなく、利益が残る仕組みをつくることが重要です。
1. 見積もり精度を高める
採算性を左右する最初のポイントが、見積もりです。
実績に基づかない見積もりでは、想定より工数や原価が増えやすくなります。
過去案件のデータを活用し、「どのくらいの工数が必要だったのか」「どの工程でコストが増えたのか」を分析することで、利益を確保しやすい見積もりを作成できるようになります。
見積もりは営業活動の一部ではなく、採算管理のスタート地点と考えることが大切です。
2. 工数をリアルタイムで把握する
工数は、利益を左右する重要な指標です。
案件が進行している途中で工数の増加に気付ければ、担当者の変更や業務の見直しなど、利益を守るための対応ができます。反対に、案件終了後に工数を集計しても、発生したコストを取り戻すことはできません。
「あとで確認する」のではなく、「進行中に把握する」という考え方が、採算性向上には欠かせません。
3. 原価を案件ごとに管理する
利益を正確に把握するためには、売上だけではなく原価も案件単位で管理する必要があります。
人件費や外注費、交通費、材料費などが複数の資料に分かれていると、利益を正確に把握することが難しくなります。案件ごとに原価を集約することで、「利益率の高い案件」と「改善が必要な案件」が見えやすくなり、次回以降の見積もりや営業戦略にも活かせます。
4. 予実管理を継続して行う
採算管理では、「予定どおり利益が出ているか」を定期的に確認することも重要です。
案件開始時に立てた計画と、実際の工数や原価を比較することで、利益率の変化を把握できます。予定との差が大きくなった時点で原因を分析し、対策を講じることで、大きな赤字を防ぎやすくなります。
採算管理は、案件終了後の振り返りだけでなく、進行中の状況を確認するための管理でもあります。
5. 利益をリアルタイムで見える化する
採算管理を成功させる企業では、「利益が見える状態」をつくっています。
売上や工数、原価がリアルタイムで集計されていれば、経営者や管理者は案件ごとの利益をいつでも確認できます。利益率の変化にも素早く対応できるため、経営判断のスピードも向上します。
採算管理は、数字を集計することではなく、利益が見える環境を整えることが重要なのです。
Excelだけの採算管理には限界がある
採算管理はExcelでも行えます。
実際、多くの企業がExcelを活用して案件別の収支を管理しています。しかし、案件数や担当者が増えるほど、Excelだけでの運用には限界が見えてきます。
例えば、工数は勤怠表、売上は営業管理表、原価は経理資料というように情報が分散していると、利益を把握するまでに時間がかかります。また、手入力による集計ミスや更新漏れ、担当者しか分からない属人化も起こりやすくなります。
特に、リアルタイムで採算を把握したい企業にとっては、Excel管理だけでは対応が難しい場面も少なくありません。
Excel管理と採算管理システムの違い
| 項目 | Excel管理 | 採算管理システム |
|---|---|---|
| 工数集計 | 手入力 | 自動集計 |
| 原価管理 | 複数ファイルで管理 | 一元管理 |
| 利益確認 | 月末・案件終了後 | リアルタイム |
| 予実管理 | 手作業 | 自動比較 |
| 情報共有 | 担当者依存 | 社内で共有可能 |
案件数が少ないうちはExcelでも対応できますが、事業の成長とともに管理工数も増えていきます。
利益をタイムリーに把握するためには、管理方法そのものを見直すことも重要です。
採算管理を効率化するなら「プロカン」の活用がおすすめ
採算管理を成功させるためには、売上だけでなく、工数や原価、利益までを一元管理できる環境を整えることが重要です。
そこでおすすめなのが、プロジェクト収支管理システム「プロカン」です。
プロカンは、案件ごとの売上・工数・原価・利益をリアルタイムで可視化し、採算管理を効率化するクラウドシステムです。
見積もりから受注、進捗管理、工数管理、原価管理、予実管理までを一元管理できるため、「利益が見えない」「案件終了後まで採算が分からない」といった課題の解決につながります。
例えば、案件の進行中に工数が予定を超えていることが分かれば、人員配置の見直しや業務範囲の調整など、利益を守るための判断を迅速に行えます。
また、案件ごとの収支をリアルタイムで把握できるため、利益率の高い案件や改善が必要な案件をすぐに確認でき、次回以降の見積もり精度向上にも役立ちます。
プロカンで解決できる採算管理の課題
| 採算管理の課題 | プロカンでできること |
| 案件ごとの利益が見えない | 案件別収支をリアルタイムで可視化 |
| 工数を把握できない | 工数を自動集計・分析 |
| 原価が複数の資料に分散している | 売上・原価・利益を一元管理 |
| 予実管理に時間がかかる | 予算と実績をリアルタイムで比較 |
| Excel集計が大変 | 集計作業を効率化し、経営判断を迅速化 |
採算管理は、単に数字を集計するための業務ではありません。
利益を守り、企業の成長につなげるための重要な経営基盤です。
だからこそ、「あとから利益を確認する管理」ではなく、「利益を見ながら経営できる仕組み」を整えることが大切なのです。
まとめ
採算性は、企業が持続的に利益を生み出していくために欠かせない指標です。
売上が伸びていても、工数や原価、外注費を適切に管理できていなければ、本当の利益は見えてきません。また、案件終了後に採算を確認するだけでは、利益率が低下していても改善することは難しくなります。採算管理では、案件の進行状況をリアルタイムで把握し、「利益を守るための判断」を行える環境を整えることが重要です。
もし現在、
- 売上はあるのに利益が残らない
- 案件ごとの採算性を把握できていない
- Excelでの管理に限界を感じている
- 工数や原価をリアルタイムで確認したい
といった課題を感じているのであれば、採算管理の方法を見直すタイミングかもしれません。
プロジェクト収支管理システム「プロカン」なら、案件ごとの売上・工数・原価・利益を一元管理し、採算性をリアルタイムで可視化できます。
利益率の改善や経営判断の迅速化を実現したい企業は、この機会に採算管理の仕組みを見直し、自社に合った管理体制の構築を検討してみてはいかがでしょうか。
