混沌とした現場を乗り越えるために
イベント制作の現場では、大小さまざまなプロジェクトが同時並行で進行し、関係者の多さや複雑な工程により、連携ミスが重大なトラブルに直結します。特にPM（プロジェクトマネージャー）やディレクターといった中核メンバーは、進行管理とチーム間の情報共有に日々頭を悩ませていることでしょう。イベント当日のトラブルの多くは、事前の連携不備が原因です。
本記事では、チーム連携・進行共有に課題を持つイベント制作会社のPM／ディレクターに向けて、現場で起きがちな問題の本質を深掘りし、解決策として収支管理システムを活用した業務改善の道筋を示します。
なぜチーム連携と進行共有がボトルネックになるのか
イベント制作は、短納期・多工程・多拠点が特徴の「高ストレス」型プロジェクトです。これにより以下のような問題が頻発します。
- プロジェクトの進行状況が関係者にリアルタイムで共有されていない
- チャット・口頭・Excelなどツールが乱立し、情報が分散してしまう
- 担当者ごとの「頭の中」にある暗黙知がチームに伝わっていない
- スケジュール変更が即座に反映されず、現場で混乱が起きる
PMやディレクターの主業務は進行管理・クオリティコントロール・予算調整と多岐に渡るにもかかわらず、連携と共有が曖昧なままでは、その力を発揮しきれません。
また、属人的な進行管理に依存していると、担当者の離脱や引継ぎのタイミングでプロジェクトが頓挫するリスクもあります。つまり、「誰でも状況把握できるチーム連携体制」こそが、イベント制作成功の土台なのです。
プロジェクトの要であるPM／ディレクターが抱える3つの苦悩
イベント制作におけるPM／ディレクターは、以下のような3つのジレンマを抱えがちです。
1. 「誰が、何を、いつまでに」を正確に把握できない
業務が進むほど、関係者が増えるほど、タスクの流動性が高まります。しかし現場では、最新のスケジュールやタスクのステータスを把握するために、メールやLINE、共有スプレッドシートを往復しなければならない状況が続いています。
2. 「連携ミス＝信用失墜」へのプレッシャー
クライアントの信頼を損ねる原因の多くは、進行ミスやスケジュール遅延。PMやディレクターが責任を問われるケースも少なくありません。「連携の不備が自分の責任になる」という精神的負担が慢性的に積み重なります。
3. チームの見えない不満が蓄積する
連携が取れない状態では、メンバー間の不信感や「また言ってないのか」といった不満が静かに募ります。結果、プロジェクトへのモチベーション低下や離職にも繋がるため、現場の空気も悪化しやすくなります。
こうした苦悩を放置していては、イベント制作の品質と継続性そのものが損なわれてしまいます。
現場の「分断」を招く3つの構造的問題
イベント制作におけるチーム連携・進行共有がうまくいかない原因は、属人性・情報分断・ツール分散の3つに集約されます。
1. 属人性：特定人物の頭の中で進んでいる
ディレクターや経験豊富な担当者が無意識にスケジュール調整やタスク進行を行っているケースが多く、仕組み化されていません。これにより、外出中の不在対応や引継ぎが不完全になり、現場が混乱します。
2. 情報分断：プロジェクトの「全体像」が共有されない
制作・演出・運営・技術・会場など多部署に渡るプロジェクトでは、情報が縦割りで流れがちです。プロジェクト全体の進捗や課題が部門間で共有されないと、各自の判断で進めてしまい整合性が取れなくなります。
3. ツール分散：複数の管理手段が混在する
メール・LINE・Googleカレンダー・Excel・手書き進行表など、連携手段がバラバラで情報更新が追いつきません。最新版が誰の手元にあるかも分からず、誤認や見落としのリスクが高まります。
これらの構造的問題は、現場の努力だけでは解決できません。「情報と役割が一本化されている状態」をシステム的に作り出す必要があります。
収支管理システムで実現するチーム連携と進行共有の最適化
こうした複雑なチーム連携と進行共有の課題を解消するために、多くのイベント制作会社が注目しているのがプロジェクト型業務に特化したERPです。収支管理システムは、プロジェクトの全工程を一元管理できるクラウドサービスで、情報の可視化とリアルタイム共有を実現します。
1. プロジェクト全体の可視化で「今どこか」が一目瞭然
収支管理システムは、案件ごとのガントチャートやWBSを用いた進捗管理機能を備えており、PM／ディレクターだけでなく全メンバーが現在のステータスを確認できます。スケジュール変更も即時反映され、手動のスプレッドシート運用から脱却できます。
- 各担当のタスクと期限が一覧で見える
- ガントチャートで変更履歴も可視化される
- スマホ・PCどちらでも閲覧・編集可能
これにより、「確認漏れ」「誰がどこまでやったか分からない」といった問題を根本から防ぎます。
2. コミュニケーションと進行情報を統合
チャットツールと業務ツールの併用によって、情報が断片化される現場も多いですが、プロカンではタスクやプロジェクト単位でコメント・ファイル共有が可能です。SlackやChatworkのような軽いやりとりと、AsanaやBacklogのような進行管理が一つの画面で完結する点が特徴です。
- タスクごとに必要な資料や議事録を添付可能
- 会話の履歴が「案件単位」で残るため引継ぎが簡単
- 表計算ファイルのやり取りが不要になる
情報の紛失や検索にかかる時間が大幅に減り、業務効率が飛躍的に向上します。
3. チームごとの関与範囲を明確化
イベント制作では、関係者が多くなるほど「誰がどこまで関わるのか」が不透明になりがちです。プロカンでは、チーム・個人単位での権限設定や関与範囲の設定が可能で、必要な情報だけが必要な人に届く設計になっています。
- 権限管理で「閲覧のみ／編集可能」などの制限ができる
- 社内外の協力会社とも安全に情報を共有可能
- 不要な情報の通知を抑え、業務集中をサポート
これにより、情報共有の「ノイズ」が減り、各自の責任範囲が明確になります。
4. ナレッジの蓄積と再利用が可能に
システム上にプロジェクトデータやフィードバック、業務履歴を蓄積することで、類似案件へのナレッジ活用が可能になります。特に属人性の高かった進行表や予実データもデジタルで残るため、新人教育やチームのレベルアップにも貢献します。
- 案件別の進行履歴・課題履歴が残せる
- 成功／失敗のポイントを次回に活かせる
- 経験の浅いメンバーでも全体像を把握しやすい
属人的管理から「組織的なナレッジ活用」へと進化させることで、長期的なチーム力の底上げが可能となります。
ある制作会社が実感した「現場の見える化」による変化
関東圏で大規模展示会やPRイベントを手がけるイベント制作会社は、案件数とスタッフ数の増加により、進行の抜け漏れが相次いでいました。PM／ディレクターが各所と連絡を取り続ける毎日で、夜間対応や休日の連絡も常態化。SlackやExcel、紙の進行表が混在する中、プロジェクトごとに状況の見える化が難しい状況でした。
導入の決め手は「誰でも状況を把握できること」。システム導入後、以下のような成果が見られました。
- 案件進捗がリアルタイムで把握でき、PMの確認工数が半減
- チームごとの業務配分や負荷が可視化され、業務の属人化を抑制
- クライアントとの共有資料もワンクリックで出力可能となり、信頼度が向上
- 「手戻りゼロ」を実現し、納期遵守率が95％以上に改善
A社では、1年後には全プロジェクトを収支管理システムで一元管理する体制を確立し、新人ディレクターでも安心して案件を任されるようになりました。「進行の見える化」が現場の心理的安全性とパフォーマンスを両立させた事例といえるでしょう。
プロカンの資料をダウンロードして、現場の混乱から脱却しませんか？
イベント制作の現場では、情報が錯綜しやすい分だけ、適切な共有と連携の仕組みが成否を分けます。属人的なやり方から脱却し、チーム全体で動ける体制を整えることが、PM／ディレクターにとって最も効果的な業務改善です。
プロジェクト管理・進行共有に課題を感じている方は、ぜひ「プロカン」の資料をご覧ください。
あなたの現場に即した活用方法を、事例とともに解説しています。
