イベント制作会社では、複数の案件を同時に進行させながら、限られた時間と予算の中で高品質なイベントを実現する必要があります。しかし、案件の進捗や課題が見えにくく、情報共有の遅れや業務の抜け漏れが発生しやすいのが現状です。効果的な案件管理システムを構築することで、進捗の可視化と課題の早期発見・解決が可能になり、イベント制作の品質向上と業務効率化を同時に実現できます。本記事では、イベント制作現場に特化した案件管理の基本から、進捗可視化のポイント、実践的な課題解決策まで詳しく解説します。
イベント制作における案件管理の基本と重要性
イベント制作業界では、案件の複雑性と時間的制約から、体系的な案件管理が成功の鍵となります。
案件管理の定義と目的
案件管理とは、顧客との取引や商談における情報と進捗を体系的に記録・共有し、受注に向けた最適な戦略を実行するための管理手法です。イベント制作においては、企画段階から実施・終了まで、すべてのプロセスを一元的に管理することを指します。
案件管理の主要な目的は、受注確度の向上、属人化の回避、PDCAサイクルの高速化の3つです。ニーズや進捗状況を可視化することで機会損失を防ぎ、チーム全体での情報共有により担当者変更時もスムーズな継続対応を実現し、失注要因の分析から施策改善までのサイクルを効率化します。
イベント制作業界特有の案件管理の課題
イベント制作会社では、案件ごとに関係者や要素が多岐にわたり、スケジュールの変更や仕様の調整が頻繁に発生します。また、クリエイティブな要素が強いため、進捗の定量的な把握が困難な場合も多く見られます。
複数の外部ベンダーやスタッフとの連携が必要なため、情報の分散化と属人化が進みやすく、結果として業務の抜け漏れや対応遅れが発生しやすい環境にあります。さらに、予算管理と品質管理を両立させながら、厳しい納期を守る必要があるため、高度な案件管理スキルが求められます。
効果的な案件管理がもたらすメリット
体系的な案件管理を導入することで、イベント制作会社は多方面にわたる恩恵を受けることができます。まず、進捗の可視化により、プロジェクト全体の状況をリアルタイムで把握でき、早期の課題発見と対応が可能になります。
また、情報の一元管理により、チームメンバー間のコミュニケーションが円滑になり、作業効率が大幅に向上します。顧客への提案力も向上し、受注率の増加と顧客満足度の向上を同時に実現できるため、競合優位性の確立にもつながります。
案件管理で押さえるべき基本項目と可視化手法
効果的な案件管理を実現するためには、管理すべき項目の選定と可視化手法の選択が重要です。
必須管理項目の整理
イベント制作の案件管理では、顧客情報、案件基本情報、進捗管理、財務情報の4つの柱で情報を整理することが重要です。顧客情報には企業名、担当者、連絡先、業種・規模などの属性情報を含みます。
案件基本情報として、案件名、担当者、ステージ（リード→見込→提案→交渉→成約/失注）、受注確度、受注予定日、想定売上、優先度を必須項目として設定します。これらの項目を標準化することで、案件の比較検討と優先順位付けが容易になります。
進捗可視化のためのデータ設計
進捗の可視化には、活動履歴と商談記録の体系的な管理が不可欠です。日付、活動内容、結果、次回アクション、参加者を標準フォーマットで記録し、時系列での追跡を可能にします。
見積情報や契約情報については、金額、条件、提出日、承認状況を詳細に管理します。失注時には標準化された理由分類（価格、機能、競合、決裁、タイミングなど）で記録することで、後の分析と改善につなげることができます。
効果的な可視化ツールと手法
案件の可視化には、目的に応じて複数の表示形式を使い分けることが効果的です。一覧表示では、フィルタ機能と並び替え機能を活用し、担当者別や確度別での絞り込みを可能にします。
カンバン形式のパイプライン表示では、ステージ間のドラッグ＆ドロップによる直感的な更新機能を実装し、確度と金額を掛け合わせた見込み売上の合計表示により、営業成果の予測精度を向上させます。ダッシュボードでは、今月・四半期の受注額、パイプライン総額、ステージ別件数、期限超過件数、勝率、平均リードタイムをKPIとして表示し、経営判断に必要な情報を一目で確認できるようにします。
イベント制作における案件管理ツールの選択と活用
適切なツール選択は、案件管理の成功を左右する重要な要素です。
Excel運用からの脱却タイミング
多くの中小イベント制作会社では、Excel での案件管理から始めることが一般的ですが、事業成長とともに限界が見えてきます。リアルタイムでの情報共有が困難で、更新のタイムラグから商談機会を逸失するリスクが高まります。
案件数の増加や関与人数の拡大、リモートワーク・ハイブリッド運用の導入、監査性や履歴要件の発生などが、専用ツール移行の判断基準となります。特に、マクロや複雑な数式への管理者依存、ファイルの分散による整合性の悪化は、業務効率を大幅に低下させる要因となります。
CRM・SFA・業務アプリの選択基準
案件管理ツールの選択では、目的適合性、ユーザビリティ、拡張性、運用負荷の4つの観点から評価することが重要です。必要機能として、顧客管理、活動記録、見積管理、契約管理、ダッシュボード機能が揃っているかを確認します。
UI/UX の観点では、直感的な操作性、入力項目の最小化、モバイル対応が重要で、現場スタッフが外出先でも情報更新できる環境を整備することが、情報の鮮度維持につながります。また、他システムとの連携機能やAPI の充実度も、将来的な業務拡張を考慮した選択基準となります。
導入成功のための運用設計
ツール導入の成功には、段階的なアプローチと運用ルールの明確化が不可欠です。90日間の導入ロードマップとして、最初の30日で項目設計とルール策定、次の30日で暫定運用開始、最後の30日で本格運用への移行というステップを踏みます。
運用定着のためには、週次30～45分のレビュー会議を制度化し、期限超過案件の確認、高確度・高金額案件の対応策検討、新規・停滞案件の状況共有を定期的に実施します。月次会議では、目標と実績の対比、予実差分析、失注要因ランキング、改善施策の策定を行い、PDCAサイクルを機能させることが重要です。
進捗可視化と課題解決の実践ポイント
案件管理の効果を最大化するためには、実践的な運用ノウハウの習得が必要です。
KPI設定と測定方法
案件管理の成果を定量的に把握するため、適切なKPI設定が重要です。基本となる5つのKPIとして、受注率、ステージ滞留日数、予測精度、パイプラインカバレッジ、失注要因分析を設定します。
受注率（Win Rate）は受注件数を総案件件数で割った値で、ステージ滞留日数は平均値と90パーセンタイル値で管理し、予測精度は予測値と実績値の差を実績値で割った値で算出します。パイプラインカバレッジは当期目標を当期見込総額で割った値で算出され、3～4倍が適正水準とされています。
属人化防止と情報共有の仕組み
イベント制作では、クリエイティブな業務の特性上、担当者個人のスキルや経験に依存しがちです。属人化を防ぐためには、標準化されたフォーマットでの情報記録と、定期的な情報共有の仕組みづくりが必要です。
次回アクションの必須設定により、ステージ更新時に次回の日付と具体的な内容を記録することで、引き継ぎ時の情報欠損を防げます。また、確度のキャリブレーション機能により、ステージと行動条件に応じた確度の自動上限設定で、過度に楽観的な見積もりを抑制できます。
課題の早期発見と解決策
効果的な課題管理には、アラート機能の活用と定期的な振り返りが重要です。受注予定日超過、基準日数以上の滞留、確度の下落、次回アクション未設定などを自動検知し、早期対応を促します。
失注理由の標準化により、価格、機能、競合、決裁プロセス、タイミング、体制、ニーズ不一致などのカテゴリーで分類し、自由記述欄と組み合わせて詳細な分析を可能にします。四半期ごとの失注要因分析では、上位3要因の構成比を把握し、具体的な改善施策を担当者と期限を明確にして実行することで、継続的な受注率向上を実現できます。
イベント制作業界に特化した案件収支管理システム「プロカン制作」のご紹介
イベント制作会社の案件管理をより効率的に行うために開発された、業界特化型のシステムをご紹介します。
プロカン制作の主要機能
プロカン制作は、制作会社やクリエイティブ業務に特化したERPプロジェクト収支管理システムです。案件ごとの予算から実績までの一元管理により、月次収支をリアルタイムで把握できます。
業務ごとの社内人件費を含む正確な収支を把握でき、楽楽精算との連携で交通費や実費などの経費を案件に紐付けできます。これにより、手入力や転記作業を大幅に削減し、正確な原価管理を実現します。
ワークフローと収支管理の統合
イベント制作では仕様変更や追加対応が頻発しますが、プロカン制作では見積から変更、完了報告までのWebワークフローにより、社内承認をオンラインで完結できます。手続きの遅延を防ぎ、現場対応のスピードを維持します。
請求・支払・会計までの一気通貫管理により、売上・外注・経費を案件単位で集約し、会計ソフトとの連携で月末締め作業を効率化します。ベンダー支払管理や入金管理までの整合性を高め、予実集計の手戻りを防ぎます。
導入効果と活用メリット
プロカン制作の導入により、案件管理の効率化だけでなく、経営判断に必要な情報の可視化も実現できます。取引先別、部署別、担当者別、予算区分別の売上と粗利の自動集計により、収益性の高い案件や改善が必要な領域を素早く特定できます。
さらに、各種申請・承認フローの電子化により、書類の添付から承認まで一元管理でき、各種帳票データの閲覧も可能です。ネットバンキングとの連携により振込データの自動出力、会計ソフト用の仕訳データのワンクリック出力も可能で、経理業務の大幅な効率化を実現できます。
まとめ
本記事では、イベント制作会社における案件管理の基本から、進捗可視化の手法、課題解決のポイントまで詳しく解説しました。
- 案件管理は受注確度向上、属人化回避、PDCAサイクル高速化の3つの目的を持つ
- 顧客情報、案件基本情報、進捗管理、財務情報の4つの柱で情報を体系的に整理する
- Excel運用の限界を見極め、適切なタイミングで専用ツールへ移行する
- KPI設定による定量管理と、属人化防止の仕組みづくりが成功の鍵
- 業界特化型システムの活用により、より効率的な案件管理が可能
効果的な案件管理の導入により、イベント制作の品質向上と業務効率化を同時に実現できます。まずは自社の現状を把握し、段階的な改善から始めることをお勧めします。プロカン制作では、イベント制作業界に特化した包括的なソリューションを提供しており、案件管理から収支管理まで一元的にサポートいたします。
