セールスプロモーションにおける企画・制作・運営までを総合プロデュースし、キャスティングなど現場運用力も強みとするトータルブレーン。コロナ禍のような社会情勢によって影響を受けやすい業界でありながら、毎月多様な現場で数千人規模のスタッフを稼働し、事業を拡大してきました。
その中で課題となっていたのが、利益を最大化するための「案件ごとの収支」の正確な把握、そして社員の利益貢献を正しく評価するための仕組みづくりです。
今回は、取締役であり現場のプレイヤーとしても活躍する濱田文人さんに、プロカン導入によって 事業や経営の高度化をどのように実現したのかを伺いました。
| 企業名 | 株式会社トータルブレーン |
|---|---|
| 事業内容 | セールスプロモーション事業／スペースプロデュース事業／スタッフキャスティング事業／警備セキュリティ事業 |
導入前の課題
- 案件ごとの正確な収支を把握することが困難だった。
- 案件数増加に伴い、月末の締め作業における数字の集約に相当な時間を要していた。
- 社員の利益貢献を定量的に把握できず、評価軸が曖昧になっていた。
導入後の効果
- 月末の締め作業にかかる時間が従来の約3分の1にまで短縮された。
- 現場やリモート環境からの業務対応が可能になり、コロナ禍でも業務を継続・拡大（売上倍増、営業利益大幅増）できた。
- 個々の利益貢献が可視化されたことで公平な評価制度が設計でき、離職率が導入前の約3分の1に改善した。
Excelでの案件管理が限界に。成果の評価にも課題があった
プロカン導入前はどのような課題を感じていましたか？
当社は、セールスプロモーションにおけるイベントやキャンペーンの企画・制作・運営、人材手配までをワンストップで行っています。複数のチームが規模も条件も異なる複数案件を同時並行で進めています。
プロカン導入前は、これらの案件の収支管理をExcelとオンプレミスのシステムで行っていました。ただ、案件数が増えるにつれて、情報の集約や確認に時間がかかるようになり、月末の締め作業は数字を集約するだけでも相当の時間を取られていました。
さらにもう一つ大きかったのが、「人の評価」に関する課題でした。当社の仕事は、営業、企画、制作進行、キャスティング、現場運営といった複数の役割をチームで進行しますが、誰がどの部分でどれだけ貢献しているのかを、定量的に把握することが難しい状況でした。
たとえば、プロデューサーが前面に立って案件を動かす一方で、その裏で制作や運営を支えているメンバーの業務のスピードやクオリティというものは数字では表しにくいんですね。結果、評価軸が曖昧だったりアンバランスになってしまう。特に業務部門では納得感の低いまま、業務負荷は増えていくという悪循環で人材が定着しにくい状況に陥っていました。これは業界ではよくある悩みではないかと思います。
導入の決め手は「案件ごと、個人ごとの成果が正しく見える仕組み」
プロカンを選ばれた理由を教えてください。
一番の理由は、「案件ごとの正確な収支」を把握できる点です。
先ほどお話しした通り、当社が受ける仕事は規模や条件、期間など定型の仕事はなく、案件ごとに動く人数や外注先はバラバラです。異なる条件の案件を適切に管理できるのは「業界ならではの作法」がよく考慮された画期的なシステムだと思いました。
たとえばプロカンには「社内発注」という考え方があり、制作部門の利益貢献や制作原価として社内人件費を管理できるので「誰が、どの案件で、どれだけ会社に貢献しているのか」を数字として捉えられます。
このように案件ごと、社員ごとの成果が正しく見れるようになることが導入の決め手でした。
月末締め作業時間が1/3に。働き方を変え、利益を生み出したDX
プロカン導入後、どのような効果がありましたか？
まず、月末の締め作業にかかる負担が大きく減りました。現場の人間は 日々の発注や請求データを初めからプロカンで管理しているので、月末に慌てて数字を集め直す必要がなくなり、締め作業にかかる時間は従来と比べて約3分の1に短縮されました。これはありがたかったですね。
加えて、報告のための集計業務や、経理との確認作業も減り、請求漏れや原価漏れといったミスもほぼなくなりました。 管理や事務作業に追われる時間が減ったことで、現場・管理の双方が本来の業務に集中できるようになったと感じています。
業務効率の改善以外にも、大きな変化はありましたか？
もう一つ大きかったのは、働き方そのものが変わったことです。
これまでは、締めや事務作業のためにどの現場にいても原則会社に立ち寄る必要がありましたが、プロカン導入後は、現場やリモート環境から対応できるようになり、仕事の進め方が劇的に変わりました。
この変化はコロナ禍で特に効果を発揮しました。 外出制限があり、出社が難しい状況でも業務を止めずに事業を継続することができたんです。厳しい環境ながら、売上はコロナ前と比べて倍増し、さらに業務効率化と原価管理の精度が向上したことで営業利益も大きく伸ばすことができました。
成果が見えるようになり、評価と成長の循環が生まれた
そうした変化は、評価や組織のあり方にどのような影響がありましたか？？
成果がきちんと見えるようになったことで、これを前提とした評価制度が設計できました。営業部門だけでなく制作部門まで個々の利益貢献を可視化できるので、当社では社員を同じ基準で公平に評価できるようになりました。
制作部門は「自分たちの仕事が会社にどう貢献しているのか」を数字で確認できるようになり、評価に対する納得感は大きく変わったと感じています。
その結果、社員一人ひとりが自分の成果を意識しながら仕事に向き合うようになり、現場では「どうすればもっと良くなるか」を自然に議論する文化が生まれています。
働き方の改善と評価の改善が重なったことで、人材の定着にも効果が表れ、離職率は導入前と比べて約3分の1まで改善しています。「長く働ける」「成長を目指せる」と実感できる環境が整ってきたと感じています。評価制度をきっかけに組織のレベルが一段階上がったと感じています。
働きやすさをつくるDXが、業界全体に広がることを期待
どのような企業にプロカンをおすすめしたいですか？
当社のように、多様な案件を組織で分業して進行する規模感の組織には特に合うと思います。 導入してみると事務や管理の負担が減り、本来の仕事の質が上がります。現場で働く社員たちが楽になって成果が出るので、正直、導入しないのはもったいないと感じています。
プロカンのようなシステムでDX化が進み、モノづくりが好きな人たちが、生き生きと長く働ける環境が増えていけば、業界全体にとっても良い変化になるのではないでしょうか。