鉄骨工事や鉄塔工事から、橋梁工事、看板サイン工事、鍛冶・溶接工事に至るまでの鋼構造物工事および板金工事を手掛ける『株式会社富士電工』は、北海道札幌市に本社を構える、従業員13名の会社です。しかし、業務管轄は北海道・東北・関東・中部・関西・西日本全域と幅広く、道内48社・東北・関東10社、西日本10社にスタッフを抱えています。
そのため、毎月の支払件数は150～170件にも上り、経理に膨大な時間を要していただけでなく、ミスが発生することもしばしば。
そこで、「時間短縮」「ミス削減」に役立つシステムを求めて都内で開催された展示会に足を運んだところ、偶然出逢った「プロカン」に魅力を感じて、その場で導入を決めたといいます。どのようなポイントが課題解決に役立つと判断したのか、代表取締役の松浦有祐さんに伺いました。
| 企業名 | 株式会社富士電工 |
|---|---|
| 事業内容 | 電線・基板商社業務全般、各種電線・ケーブル・電源コード・光ファイバケーブル・機器・FPC・FFCの販売 |
導入前の課題
- Excelでの収支管理に膨大な時間を要していた
- 手作業による入力ミスが多く、年間で数百万の誤差が生じていた
- 代表自ら経理を兼任し、他業務との両立が難しかった
- 請求書発行に多大な時間が必要だった
導入後の効果
- 案件ごとに一元管理でき、複数の案件も同時かつスムーズに管理できるようになった
- データ化・自動化により入力ミスが減少し、正確な収支管理を実現
- 業務効率化が進み、経理担当の採用にもつながった
- 支払先情報のデータ化で、請求書発行や送付業務の時間を大幅に短縮
Excelによる経理管理の限界、増加する作業量と金額の誤差
「プロカン」導入前に抱えていた課題を教えてください。
当社は従業員13名という少数精鋭の体制で事業を運営しており、私自身が経理業務も兼任していました。「プロカン」を導入する以前は、Excelを使って経理処理を行っていましたが、各現場ごとに売上や原価を手入力で記録していたため、多くの時間と労力を要していました。
月に対応する案件数はおよそ150〜170件。そのすべてを手作業で管理していたため、1件あたり5分かかると仮定しても、月に12〜14時間もの作業時間が必要になります。代表としての他の業務と並行してこの経理処理を行うのは非常に負担が大きく、1日や2日で終わらせられるような業務ではありませんでした。
さらに、Excelによる手入力はヒューマンエラーも多く、年間で10万円程度の誤差は発生していました。案件数の増加とともにその誤差も拡大し、最終的には800万円にまで達してしまいました。この経験から、正確かつ効率的に収支管理ができるシステムの導入が、急務であると痛感しました。
不明点や質問に丁寧に答えてくれるから自社における「プロカン」活用のルールを固めていくことができた
どのような方法で収支管理システムを探されたのでしょうか？
東京ビックサイトで開催された展示会「DX 総合EXPO」で、いくつかの出展社に話を伺いました。そのなかでピンときたのが「プロカン」でした。もっとも大きな理由は、案件ごとに売り上げと原価を見える化できることで、「これなら、一つの現場ごとに収支管理できるから経理業務が楽になる」と直感しました。
しかも、同業他社と比べて「プロカン」の営業担当の説明が丁寧で、こちらの質問に対して一つひとつわかりやすく解説してくれたことにも信頼感を抱き、導入の決め手となりました。
その後も、「プロカンを使えばこういうことも実現できるのだろうか？」などと思いつくたびにオンラインミーティングさせてもらい、逐一丁寧に解説してくださっています。今では具体的にどういうふうに「プロカン」を活用していくかといったルール作りにも協力いただいています。
サポートチームの強力なバックアップのおかげで、面倒な作業も着実にクリアできた
使い方についてのルールとはどのようなものですか？
一つひとつの現場の案件をどのタイミングで「プロカン」内に作成していくか、誰がどの部分の操作を担当するか、といったようなことです。機能が充実しているシステムであっても、十分に使いこなすことができなければ導入の意味が半減するので、「こういうことをしたいけどどうすればいい？」の答えをサポートチームに教えてもらったら、すぐに実践していくよう心掛けています。
最初のうちは私が一人で運用のための準備を進めていたこともあり、必要な作業をなかなかこなすことができなかったのですが、サポートチームの方から、「都内での仕事の際にはうちに立ち寄ってください。
一緒にその場で必要なことを決めていきましょう」と提案してくれ、スムーズに準備を進められるようになりました。しかも、弊社の担当営業の方だけでなく、サポートチームの誰につながっても的確な対応をしてくださる点も非常に心強いです。
経理にかかる時間は約半分に削減。経理作業に従事する専属メンバーを雇用し精度もアップ
「プロカン」を導入してよかったことを教えてください。
経理にかかる時間が大幅に短縮されたこと、そしてクラウド上で作業できるようになった点が特に良かったです。導入前と比べて、経理業務にかかる時間はおおよそ半分になりました。
また、以前は私一人で経理作業を行っていましたが、プロカンの担当者からのアドバイスもあり、専任のスタッフを新たに採用することになりました。そのスタッフは経理の実務経験がある方で、体制が整ったことで、業務の正確性やスピードをさらに高めたいという意識が生まれました。
これまでは年末の決算時期にまとめてミスを修正していたのですが、「プロカン」は案件ごとに収支を管理できる仕組みがあるため、早い段階での軌道修正が可能になりました。結果として、日々の業務の精度が着実に向上しています。
案件ごとに一元管理できる「プロカン」なら複数の案件を同時に管理するのも簡単
「プロカン」の強みはどういうところだと思いますか？
月またぎの案件に関しても、一つの画面で管理できることにとても助けられています。
原価を月ごとにわけられず単月で管理することは難しいですし、以前のようにExcelを使っていたのではどうにもうまくいかないままだったと思います。
その点、「プロカン」は案件ごとに一元管理できるし、すべてのタブを選んだら全体の合計も確認できるので非常に便利です。
しかも、短期の案件から中長期の案件まで入れるとかなりの案件数になりますが、Excelのように何枚も作成する必要がなく、複数の案件でもタブで並べられるので操作性にも優れていると思います。
請求書発送にかかる時間も1/2に削減
「プロカン」を導入したことによる副次効果はありましたか？
支払先の住所などがデータ化されるため、請求書発送の手間が減ったことは大きなメリットでした。
これに関しても、作業時間は1/2程度に削減できていると思います。
これからも「プロカン」を活用しながら業務改善を続けていきたいです。