——御社の事業概要を教えていただけますか？

広島県の三原市を拠点にケーブルテレビやインターネットサービスを提供しています。近年は、三原市から委託を受けて移住支援などの地域活性化事業も展開しています。

2023年3月までは「三原テレビ放送株式会社」という名称で、4月より現在の「株式会社MCAT」に変わり、ケーブルテレビ以外の事業を幅広く展開するようになりました。

——経理部ではどのくらいの案件を常時対応されているのでしょうか？

細かい案件も数に含めると、20件ほどです。担当者は2名のため、1人あたり10案件を管理していることになります。

収支を把握しにくく、経費入力にも手間がかかっていた

——プロカンを使い始める前、案件の収支管理にどのような課題があったか教えてください。

以前は、収支管理はスプレッドシートに簡易的にまとめていました。行政の予算に応じて案件ごとに金額が提示され、その金額内に経費を収める必要があるのですが、実際は細かいところまで管理できていませんでした。

案件が終わるとようやくすべての経費申請が上がってくるので、どれだけ利益が出たかは案件の最後までわからなかったのです。そこから仕訳をしても処理の仕方が不明なものもあり、手探りで取り組んでいた状態でしたね。

——経費の入力工数や手間はどのくらいかかっていましたか？

経費の登録件数が多すぎて、本当に手間がかかっていたんです。スプレッドシートの計算式を入力するのも面倒で、とりあえず数字だけ入れて後で集計していました。そのため、案件が終わってからでないと正確な収支を把握できませんでした。

また、収支は会計システムからしか閲覧できず、2名の経理担当者だけに会計システムを使う権限が与えられていました。担当者は会計システムから収支を確認できないので、経理でフィルターをかけて抽出していて、その作業に半日くらいかかっていました。当時は忙しくて時間を確保するのも難しかったですね。

導入の決め手は利用しやすい料金体系

——プロカンに初めて興味を持ったきっかけを教えてください。

スプレッドシートから違うツールに変えようと思っていたタイミングで、営業の方から電話をいただいたのがきっかけです。上司と話をしたら相談してみようということになり、どんどん話が進んでいきました。最初の打ち合わせから導入まで、2カ月くらいだったと思います。

——導入の決め手になった点は何でしたか？

2、3社のツールと比較してみたところ、プロカンの料金がもっともお手頃で、利用しやすかった点に惹かれました。コストをかけずに必要な機能を利用できると思い、導入を決めました。

半日かかっていた収支の抽出作業が導入後は0時間に

——プロカンをどのような目的で使っているかを教えてください。

現在、担当者がJOB（案件）を作成して、そこに予算や実績を入れる、という使い方をしています。経理担当者だけでなく、ほとんど全員が経費や実績を入力しています。

はじめは設定の仕方がわからず、プロカンのサポートの方に問い合わせをさせてもらいました。その日の内に解決できたので、スムーズに導入できましたね。

——スプレッドシートで管理していた頃と比べて、案件の収支管理はどのように変わりましたか？

画面をぱっと見るだけで、予算がいくらでどれくらいの経費がかかっているか、途中経過を把握できるようになりました。スプレッドシートではそれがわからなかったので、とても便利です。

以前は経理担当者しか使えない会計システムで、半日かけて収支を出していたのが、今では0時間になりました。経理以外の誰でも確認できるようになったためです。収支を出すのは手間がかかる作業だったので、その作業がなくなり良かったですね。

案件数は以前より増えて忙しくなっているはずですが、以前のように担当者に逐一メールで確認する手間がなくなり経理の負担が減っています。プロカンの画面を開いたら経費申請一覧が表示され、一気に処理できるというのがありがたいです。

——入力業務にどんな変化がありましたか？

ひとつの案件内のページで簡単に入力できるので、 スプレットシートと比べるとすごくやりやすくなりました。以前は同じ情報を3〜4つのドキュメントに入力していたのが一元管理もできるようになりましたね。

消費税には10％と8％があり、以前は経理が領収書やレシートといった証憑を確認してもわからないことがよくありました。現在は担当者が消費税の入力もしてくれるので、チャットで確認する手間が省けたのが良かったです。

確認事項があっても、パートの方もプロカンを見て担当者に連絡してくれるので、私がチャットで質問する回数はだいぶ減りました。

——そのほかに導入後のメリットはありましたか？

情報共有がスピーディーになったと感じています。案件を受けた段階で担当者がプロカンに登録してくれるので、もうすぐこういう案件が始まるのだな、とわかりやすくなりました。

導入以前は社内共有までに稟議やミーティングが必要で、時間がかかっていました。今では案件が発生した時点で、タイムリーに確認できるようになっています。

経費精算のためにオフィスに戻る手間が大幅に削減できた

——プロカン導入後に、経費精算に関する働き方の変化はありましたか？

これまでは、請求書の発行のために現場仕事の多い企画部の部門長がわざわざ事務所に戻り、ハンコを押す必要がありました。

プロカンの導入後はハンコを押す手間がなくなったため、出先から事務所へ戻る移動時間がなくなりました。三原市やその周辺は広く、車で長時間かけて移動する必要があったため、事務所まで戻る時間が削減されて、案件にかける時間が増えた点が良かったですね。

——リモートワークにも役立ちそうですね。

そうですね、プロカンは社内ネットワークではなくクラウドで使えるので、リモートワークでも使えてすごくありがたいです。
出張先からでもPCを使ってWeb上でプロカンを確認できるので、とても役立っています。

——使用しながら気づいたプロカンの魅力があれば、教えてください。

プロカンには案件が一覧表示されるので、検索性が高いですね。検索して案件のページに迷わず入れるのが、すごく良いと思っています。

また経費や売上などをプロカンだけで管理できるので助かっています。導入前は、3つくらいのツールを開いて、それぞれに入力する必要がありました。今ではその重複作業がなくなり、シンプルになりました。
プロカンに入力したデータを使って請求書の発行もできるので、入力工数の削減につながっています。

プロカンはこんな企業におすすめ

——どのような企業にプロカンをおすすめしたいですか？

コストを抑えながら、複数の案件管理をしたい企業ですかね。収支管理やほかのツール連携もできるようなので、会計システムの補助的なシステムとして使えると思います。

ハンコを押す作業もなくなり、請求書や見積書も発行しやすくなるので、作業工数を大幅に減らせます。実際、作業時間をかなり減らせたので担当者も助かっています。

他社のツールと比べてもお手頃な料金で利用できるため、業務効率化を図りたい中小企業におすすめしたいと思います。