Web制作の現場では、デザイナー、エンジニア、ライター、ディレクターなど、複数の職種が密接に関わりながら一つのプロジェクトを進めています。その中で、プロジェクトを円滑に進行させるためには、関係者間の密な連携と情報共有が不可欠です。しかし、現実には「誰が何をいつまでにやるのか分からない」「情報がバラバラ」「進行状況が把握できない」といった問題が多くの現場で生じています。
こうした問題は、納期遅延や品質の低下だけでなく、クライアントとの信頼関係の悪化、さらにはメンバーの士気低下にもつながるため、放置できません。特に複数案件を同時に進行させている制作会社にとって、チーム連携と進行共有の質は、ビジネス全体の成果を左右する重要なファクターとなります。
この記事では、Web制作会社のPM／ディレクターが直面する連携・共有の課題を整理し、なぜそれが起こるのか、どうすれば解消できるのかを掘り下げていきます。そして、チーム全体の生産性とモチベーションを高めるための実践的な解決策として、「プロカン」を用いた進行共有体制の構築についてもご紹介します。
なぜチーム連携・進行共有が重要なのか
Web制作のプロジェクトは、多くの場合、複数のタスクが同時進行する“並列型進行”で進められます。ディレクターが顧客と要件を調整し、デザイナーがデザインカンプを作成し、コーダーやエンジニアが実装を進める。さらに、ライターが原稿を作成し、SEOやアクセス解析の担当が調整を加える。これらの作業が適切に連携していないと、タスクの遅延や品質の低下が発生します。
加えて、タスクごとの完了タイミングにズレが生じれば、全体のスケジュールが崩れ、クライアントへの納品が遅れる可能性もあります。これは、単に社内の調整ミスにとどまらず、契約違反や信頼失墜といった重大な経営リスクにつながります。
とくにPMやディレクターは、チーム全体の動きを把握し、全体のスケジュールと進行状況を最適化する必要があります。プロジェクト全体の完成度を左右するポジションである以上、連携ミスや情報断絶が発生すれば、その責任は大きく、社内外の信頼にも影響を与えます。
こうした背景から、チーム連携と進行共有は、単なる”コミュニケーションの問題”ではなく、経営に直結する生産性と品質の課題だと認識することが重要です。
現場で起こる“よくあるズレ”とその深層
実際のWeb制作現場で多く見られるトラブルの原因は、次のような“見えないズレ”にあります。
- デザインが仕上がったがコーディング担当のリソースが空いていない
- 原稿の最終確定が遅れたため、実装作業が待ち状態に
- 担当者がタスクの優先順位を誤解して別の作業を進めていた
- 顧客への中間報告タイミングが関係者間で共有されていなかった
こうしたズレは一見些細に思えるかもしれませんが、積み重なることでプロジェクト全体に大きな影響を与えることになります。特に、担当者が互いに「相手が終わるのを待っている」と誤認していた場合、数日単位のロスが生まれることも珍しくありません。
これらの問題の根底にあるのは、「情報がリアルタイムに共有されていない」「誰が何を見て動いているか分からない」という状態です。特にリモートワークやフリーランスとの連携が増えた現代では、Slackやチャットツールだけでは進行管理が破綻しやすくなっています。
その結果、PM／ディレクターが”消火係”のような役割になり、プロジェクト本来の価値創出ではなく、問題処理に追われる構図に陥ってしまうのです。こうした“本来の業務に集中できない状態”が常態化すれば、組織全体のアウトプットは確実に低下していきます。
チームの“見えない壁”と属人化のリスク
まず、現場に横たわる最大の課題は「情報の断絶」と「属人化」です。例えば、進行管理表がExcelやスプレッドシートに個別で管理され、最新情報が更新されていなかったり、共有されたファイルが各自のPC上にあるままになっていたりと、情報の集約と共有が徹底されていないケースが多々あります。
さらに、ツールの使い方が人によってバラバラだったり、更新頻度に差がある場合、情報の鮮度にもズレが生じ、判断ミスの原因となります。こうした状態では、プロジェクトマネジメントの信頼性が低下し、意思決定にかかる時間も長くなってしまいます。
また、進行の判断が特定のディレクターに集中しすぎている場合、その人が不在になるだけで全体が止まってしまうことも。このような属人化は、プロジェクトの進行を不安定にし、組織全体の生産性を低下させます。
加えて、プロジェクトの全体像が関係者に共有されていないケースも見られます。たとえば、自分のタスクは分かっていても、全体スケジュールや他の人のタスクが見えないために、「どのタスクが優先度高いか」「この作業が他の誰に影響を与えるか」といった視点が欠落します。これにより、連携ミスやタスクの遅延が発生しやすくなります。
コミュニケーションツールが乱立し、情報がチャット、メール、口頭など様々な経路で流通する中、統一された“共有基盤”がないことも根本的な課題です。誰もが同じ情報を同じタイミングで見られる環境がなければ、意思決定の遅れやタスクの重複・抜け漏れが起こるのは必然です。
「プロカン」で実現するチーム連携と進行共有の最適化
このような課題を根本から解決する手段の一つが、プロジェクト型業務に最適化されたERP「プロカン」の導入です。「プロカン」は、単なる管理ツールにとどまらず、業務の流れそのものを見直すきっかけとして活用されています。
「プロカン」は、案件ごとの進行状況、担当者、工数、原価、売上、支払予定などを一元管理できるツールで、Web制作会社が抱える連携・進行の問題に対して多面的にアプローチできます。現場の混乱を防ぎながら、プロジェクト単位での透明性を高める役割を担います。
特に優れているのは以下の点です：
1. プロジェクト単位での情報可視化
すべてのプロジェクトにおける進行状況、関係者の担当範囲、進捗率、リソース状況を一つの画面で可視化でき、チーム全体で“同じ地図”を見ながら進行できます。これにより、個別最適ではなく、全体最適での意思決定が可能になります。
2. タスク・工数管理とガントチャート連携
タスクベースのスケジューリングとガントチャート表示が可能なため、「誰が、いつ、何を担当しているのか」が一目で分かります。PMは全体の負荷を把握しながらスムーズに調整でき、急な変更にも柔軟に対応できます。
3. 属人化からの脱却と引き継ぎの円滑化
作業ログや進行履歴がすべて記録されるため、担当者が変わっても引き継ぎがスムーズです。また、進行判断の根拠も記録されているため、「なぜこのスケジュールになったのか」といった情報がブラックボックス化しません。
4. SlackやGoogleカレンダーとの連携
チャットツールやカレンダーとの連携もでき、従来のワークフローを崩さずに導入できる点もメリットです。情報は「流れる」ものではなく「蓄積され、活用されるもの」へと変化します。
あるWeb制作会社での改善例
ある中堅Web制作会社では、5名ほどの小規模チームで制作案件を回していましたが、進捗管理が各人の頭の中とExcelのみで行われており、ディレクターの属人性が強く、メンバー間の連携ミスが頻発していました。
「プロカン」導入後は、すべての案件をプラットフォーム上で一元管理。各メンバーは自分の担当タスクだけでなく、プロジェクト全体の進行状況を把握できるようになり、自律的な行動が可能に。ディレクターの業務負担も減り、複数案件を並行して進める体制が実現されました。
実際に、月間の進行遅延件数は半減し、ヒューマンエラーによる手戻りも大幅に削減。さらに、工数と原価の管理が容易になったことで、案件ごとの収支も明確化し、経営的にも安定した運用が可能になったのです。
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