なぜ経理・管理部門こそ「チーム連携」と「進行共有」を意識すべきか
Web制作会社では、営業・ディレクター・デザイナー・エンジニアなど多職種が関わるプロジェクトが日常的に動いています。華やかな表舞台の裏側で、経理・管理部門は見積・請求・契約管理という重要な業務を担っており、その精度が会社の信頼とキャッシュフローを支えています。
しかし、制作現場のリアルな進行状況が経理サイドに正しく伝わらなければ、見積金額と実績工数の乖離、請求タイミングのズレ、契約更新の漏れなど、トラブルの温床にもなりかねません。本記事では、経理・管理部門が主体的にチーム連携・進行共有を進める意義とその具体策について解説します。
制作部門と管理部門の連携がなぜ崩れるのか
多くのWeb制作会社では、制作と管理で使用するツールが異なり、情報の粒度や更新頻度もバラバラです。たとえば、
- 制作部門はチャットやタスク管理ツール（SlackやBacklogなど）で進捗共有
- 経理部門はExcelや会計ソフトで見積・請求管理
こうした環境では「この案件はもう納品済み？」「見積時と仕様が変わった？」「この請求書はどこまで反映すればいい？」といった細かな確認が必要になり、メールや口頭でのやり取りが増加。属人化や情報の断絶を生み出してしまいます。
こうした分断をなくし、組織全体でリアルタイムに状況を把握するには、進行共有とチーム連携を前提にした仕組みづくりが不可欠です。
管理部門が得るべき「プロジェクトの真実」
経理や管理部門は、見積書や請求書といった「書類ベースの情報」だけではなく、「実際に何が起きているか」という現場の文脈を必要としています。
例えば以下のような判断が、進行共有なしでは困難になります。
- 見積と実績の差異の分析と次回改善
- 請求可能なタイミングの見極め
- 遅延の把握と契約更新の対応
- 外注費やリソースの原価計上タイミング調整
つまり、経理・管理部門もプロジェクトの中核を理解し、定量情報と定性情報を適切に連携できる体制こそが、業務精度とスピードを支えるのです。
連携が不足すると生じる具体的な問題
チーム連携・進行共有が不十分な環境では、次のような問題が慢性化します。
1. 情報のタイムラグによる請求遅延
制作が完了しているのに、経理側が納品日や成果物の仕様変更を知らずに請求書を出せない——このような状況は珍しくありません。請求タイミングが後ろ倒しになるとキャッシュフローにも影響します。
2. 見積と実績の乖離が把握できない
営業やディレクターが提出した見積に対し、実際の制作では追加仕様や差し戻しが多発していたケース。進行共有がなければ、その差異に気づけず、適正な原価計上も困難となります。
3. 契約更新の管理漏れ・機会損失
月次・年次契約の更新時期を現場が認識しておらず、管理部門が気づいたときには更新リマインドのタイミングを逸していた、というのもよくある話です。責任の所在が不明確なまま、機会損失が起きます。
4. コスト配分や工数計算の不正確さ
複数プロジェクトを横断して稼働するデザイナーやコーダーの工数が正確に割り振られていないと、原価集計や粗利の分析にも影響。結果として経営判断のための指標が不正確になります。
「プロカン」を活用した全社的な情報共有の仕組み化
こうした課題に対し、Web制作会社に最適なERPツールとして注目されているのが「プロカン」です。「プロカン」はプロジェクト型ビジネス向けに設計された業務支援プラットフォームで、部門横断的な連携とリアルタイムな進行共有を実現できます。
1. 見積・進捗・請求が一元管理
プロカンでは、見積金額・実績工数・請求ステータスがプロジェクト単位で一元的に管理されます。これにより、経理部門が逐一担当者に確認する手間が省け、請求漏れ・重複も防げます。
2. タスク進行と工数入力の連携
各メンバーがプロカン上で工数を記録することで、タスクの進捗状況がリアルタイムに反映されます。経理はその情報を基に、工数実績を元にした原価管理や次回見積へのフィードバックが可能になります。
3. 契約・更新管理の自動通知
契約内容や更新時期をシステム上で管理し、期日が近づくとアラートが表示されます。営業と経理が連携して更新交渉に入れるため、機会損失のリスクも減少します。
4. コメント・添付ファイルでのやり取り
チャットのようにやり取りができるコメント機能や、資料添付ができるUIにより、各部署の会話がログとして残ります。属人化を防ぎ、監査対応にも有用です。
A社におけるチーム連携と業務改善の変化
東京都内で30名規模のWeb制作会社を経営するA社では、以前はプロジェクト進行が全てメールとExcelで管理されており、経理部門では毎月末に各ディレクターへ「請求していい案件」の確認を一件ずつ行っていました。
プロカン導入後は、以下のような変化が起きました。
- プロジェクトの進行度・完了フラグ・請求ステータスがすべて画面上に一覧表示
- 工数入力が週次で定着し、原価率・粗利の可視化がリアルタイムに可能に
- 契約更新アラートにより営業部門との連携強化
- 経理部門の月末業務が2日分短縮
導入から半年で業務ミスがほぼゼロになり、経理から経営者へのレポート提出も迅速化しました。「制作現場の動きが“見える化”されたことで、ようやく経理が現場と同じ景色を見られるようになった」と管理部長は語ります。
チーム連携の強化と業務効率化を両立するなら「プロカン」
制作部門と経理・管理部門の断絶を解消し、会社全体で同じ情報をリアルタイムに共有する。それが「プロカン」で実現できます。チーム連携と進行共有の精度が上がれば、経営判断のスピードと精度も向上し、現場も管理部門も働きやすくなるはずです。
まずは「プロカン」の資料をダウンロードし、業務改善の第一歩を踏み出してみませんか？
