Web制作会社において、プロジェクトはチームで動くのが前提です。ディレクター・デザイナー・エンジニア・ライターなど、多様な職種が連携し、期日通りに成果物を納品する必要があります。しかし、関係者が多いほど、情報伝達のズレや進行の停滞が起こりやすくなります。
特に、オンライン完結のプロジェクトが増えた昨今では「誰がどこまで対応したか」「進行に問題はないか」など、細かい進捗の共有とリアルタイムの連携が欠かせません。これらの共有が適切に行われないと、プロジェクト全体の品質低下や、ひいてはクライアントとの信頼関係の悪化にもつながります。
なぜチーム連携と進行共有が重要なのか
プロジェクトが並行して複数走っている場合、それぞれの案件で進行状況やメンバーのタスクが曖昧なままだと、スケジュール調整や人材配置が困難になります。チームの誰が、どの案件でどのタスクを担当しているのか、組織として俯瞰できる体制が求められているのです。
さらに重要なのは、チーム全体が「同じ方向を見ている」状態を保つことです。プロジェクトが進行する中で、目的や優先順位がぶれてしまうと、メンバーの士気やアウトプットの精度にも影響が出ます。情報の共有は単なる進行確認ではなく、チームの目的意識を揃えるための要です。特にリモートワークを導入している企業では、メンバー同士の距離感が物理的にある分、日常的な進捗や意図の擦り合わせが重要になります。このように、チーム連携と進行共有は、単なる業務効率化の話ではなく、組織の健全性と成果物の品質を左右する経営的課題といえるのです。
制作現場で頻発するコミュニケーションのすれ違い
たとえば、ある制作会社では以下のようなすれ違いが日常的に起きています。
- デザイナーが修正指示を受けていたが、Slackでの指示が埋もれて未対応のまま進行
- クライアントからのフィードバックを誰が担当しているかが曖昧で、全体の工程がストップ
- 社内チャットと別に、個人メモや口頭のやりとりで情報が散在
これらのトラブルは「誰が」「どこで」「何を」「いつまでに」やるのかというプロジェクトの基本情報が一元化されていないことが原因です。属人化が進み、各人の頭の中や個人メモ、チャット履歴にしか情報が残っていない状況では、担当者が不在の際や緊急対応時に大きな支障をきたします。
特に問題なのは、プロジェクトが進行しているにも関わらず、責任の所在が不明確であることです。このような状態では、最終的な成果物のクオリティにも悪影響が及びます。経営者としては、クライアントに対して安定した品質のアウトプットを保証する必要があり、社内の連携ミスが頻発するようではブランドの信頼にも関わります。
さらに、こうした状況は従業員の心理的安全性にも影響を及ぼします。誰がどのタスクを持っているのか明確でないと、メンバー間で遠慮が生まれ、声を上げづらい雰囲気になりがちです。また、曖昧な指示や伝達ミスによって、必要以上の修正ややり直しが発生し、ストレスと労力がかさみます。結果として、仕事への満足度が低下し、離職リスクの増大にもつながりかねません。つまり、コミュニケーションの断絶は単なる業務課題にとどまらず、企業の人材戦略にも直結する本質的な問題なのです。
経営者視点で見るチーム連携と進行共有の課題
経営者の立場で見ると、チーム連携の不備は次のようなリスクを招きます。
- 工数や原価の見積もりが甘くなり、収益管理が曖昧になる
- メンバーが個人技に頼る状態となり、引き継ぎやスケールが難しくなる
- プロジェクト進行のボトルネックが発見しづらく、納期遅延の予兆に気づけない
このようなリスクを放置していると、経営の健全性そのものが揺らぎかねません。また、チームの疲弊も問題です。共有されていない情報を把握するために余分な確認作業が発生したり、誰かが気を利かせてカバーし続ける状態では、長期的なチームの持続可能性が損なわれます。
属人的な状況から脱し、組織として情報と進行を管理する体制を築くことが、経営者の重要な責任となります。
属人化・情報分断・見えないボトルネック
Web制作会社でよく見られる課題を、より具体的に見ていきましょう。
1. 属人化による依存体制
特定のスタッフしかプロジェクトの内容を把握しておらず、他メンバーでは対応できない状態が続くと、緊急時に業務が滞ります。また、ノウハウが形式知化されず、育成の妨げにもなります。
このような状況では、新人が育たないだけでなく、ベテラン社員が辞めた途端に業務が回らなくなる危険も孕んでいます。経営者としては、業務の属人化を早期に察知し、ナレッジの共有と再現性ある仕組みづくりを進めることが求められます。
2. 情報分断による判断の遅れ
複数のツール（Slack、スプレッドシート、タスク管理アプリなど）を使い分けることで、必要な情報に辿り着けない、情報の整合性が取れないという問題が生じます。
特に複数プロジェクトが同時進行している場合、案件ごとに情報の置き場が異なると、スタッフ間の連携がうまくいきません。「どこに何があるか分からない」状況が慢性化すれば、確認漏れ・伝達ミスの連鎖が起き、チームの信頼関係にも悪影響を及ぼします。
3. プロジェクト進行の可視化不足
今どの案件がどのフェーズにあるか、ボトルネックはどこかといった情報が見えづらいため、リスクが顕在化したときには既に手遅れ、という事態に陥りやすいです。
進行の可視化ができていない現場では、マネージャーの判断が常に「勘と経験」に頼りがちです。属人化と合わせて考えると、極めて不安定な状況であると言えるでしょう。
「プロカン」で実現する進行と連携の仕組み化
プロカンは、制作会社のようなプロジェクト型ビジネスの業務特性に最適化されたクラウドERPです。以下のような機能を通じて、連携と進行の可視化・標準化を支援します。
1. 案件ごとの進行状況の可視化
プロジェクト単位で、誰がどの作業を担当しているか、いつ完了予定かが一目で分かるインターフェースを提供。遅延や停滞の兆しを早期にキャッチできます。
この可視化により、マネージャーは即座に判断を下すことが可能になり、ボトルネックの早期解消や、人的リソースの最適配置が実現できます。感覚的な管理から脱却し、データに基づく意思決定が行えるようになります。
2. 情報の一元化とログ管理
進行状況やタスクが一元管理されているため、過去の履歴も簡単に遡ることができ、属人化からの脱却と組織全体の再現性を高めることができます。
個人メモや口頭のやりとりに頼らず、全員が同じプラットフォーム上で情報を追える体制を築くことで、誰が見てもプロジェクトの全体像を把握できるようになります。これは教育面や引き継ぎ時にも大きな力を発揮します。
3. 工数管理と収益性の連動
各スタッフの工数を記録し、プロジェクト別に収益性を可視化することで、「この進め方は儲かるのか？」という経営判断ができるようになります。
また、過去案件との比較も可能なため、類似プロジェクトに対してどの程度の工数が見込まれるか、初期段階からの精度ある見積もりが可能になります。これにより赤字案件を未然に防ぎ、経営の健全化が図れます。
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