はじめに：Excelでの案件管理、こんな悩みはありませんか？
システム受託開発会社において、複数の案件を同時進行で管理しながら、納期や工数、タスクの進捗を正確に把握することは非常に重要です。多くの企業がExcelで案件管理表やタスク管理表を作成し、情報を手作業で更新しているのが実情です。
しかし、こんな課題を感じていませんか？
- 案件ごとの工数や進捗状況がチーム内で共有されず、属人化してしまっている
- Excelの更新漏れにより、誤った情報をもとに判断してしまう
- プロジェクト全体の収支や工数の予実管理が煩雑で、把握しづらい
こうした課題を解決するためには、Excelではなく、案件管理に特化したシステムの導入が必要です。本記事では、システムの活用によって得られる具体的なメリットや、Excel運用との違いを明らかにしながら、案件管理の最適解についてご紹介します。
Excelでの案件管理が抱える4つの限界
限界1：リアルタイムの情報共有が難しい
Excelでは、案件の進捗やタスクの状態をリアルタイムで共有することが困難です。特に複数人で編集する場合、同時編集の競合やファイルのバージョン管理に悩まされがちです。
限界2：進捗の見える化が弱い
ガントチャートのような進捗可視化を行うには関数やVBAが必要で、メンテナンス性に欠けます。結果として、進捗確認は形式的な報告に留まり、問題の早期発見が遅れてしまいます。
限界3：予実管理・原価管理が煩雑
案件ごとの売上・原価・利益などの数字を管理しようとすると、複雑なExcelファイルを作りこむ必要があります。ミスや更新漏れが発生しやすく、経営判断の材料として不十分なケースも少なくありません。
限界4：属人化しやすく引き継ぎが困難
担当者ごとのローカルファイルや個別管理が横行し、退職・異動時の引き継ぎに支障をきたすこともあります。
「プロカン」が案件管理の課題をどう解決するか
プロカンは、プロジェクト型ビジネスに特化したERPであり、案件管理・予実管理・タスク管理を一元化できるクラウドシステムです。
特徴1：プロジェクト単位のタスク進捗をリアルタイムに可視化
チーム内で進行中のタスクや担当者ごとの作業状況を一目で把握できるダッシュボードを搭載。SlackやGoogleカレンダーとの連携により、スケジュールのズレやボトルネックも即座に発見できます。
特徴2：原価や工数を案件ごとに見える化
案件ごとの売上・工数・外注費・原価などをリアルタイムで把握でき、見積時点から納品後まで一貫した収支管理が可能。赤字案件の兆候も早期にキャッチできます。
特徴3：属人化しないプロジェクトデータの一元管理
すべての案件データはクラウド上で集約・管理され、誰が見ても同じ情報にアクセス可能。これにより、異動・退職があってもスムーズな引き継ぎが実現します。
特徴4：請求・支払い・経理処理までワンストップ対応
プロカンでは、プロジェクト収支を管理するだけでなく、そのまま請求書作成や仕訳出力まで行えます。これにより、案件の会計処理と実務がシームレスにつながります。
プロカンとExcelの比較表
| 機能 | Excel | プロカン |
|---|---|---|
| リアルタイム共有 | × | ◯ |
| 工数・原価管理 | △（手作業） | ◯（自動集計） |
| 進捗管理 | △（工夫が必要） | ◯ |
| 属人性の排除 | × | ◯ |
| 経理連携 | × | ◯（会計ソフト連携あり） |
なぜ今、案件管理をシステム化すべきなのか？
- リモートワークの普及： 情報共有が前提の働き方にはクラウド型システムが必須
- 人材流動性の高まり： 属人化の排除が経営リスクを下げる
- 原価高騰時代の利益確保： 正確な原価把握が収益の鍵
Excelでの管理は「とりあえず」で始めやすいですが、規模が大きくなるほど限界が見えてきます。今後の成長を見据えたとき、案件管理の仕組み化は避けて通れないステップです。
まとめ：Excelから卒業し、利益体質な組織へ
案件管理は、「現場の進捗管理」と「経営の意思決定」の橋渡しをする極めて重要な業務です。Excelでは限界があるこの領域において、システム受託開発会社が「プロカン」を導入することは、単なる業務改善にとどまらず、組織全体の利益体質化と可視化文化の確立につながります。
まずは無料トライアルで、自社の案件管理を見直してみませんか？
