なぜ今、見積・請求・契約管理が課題となるのか？
イベント制作の現場はスピードと柔軟性が命。しかし、プロジェクトごとに異なるクライアント要望やスケジュール、スタッフアサインなどに追われる中で、見積書の作成や請求処理、契約管理までを手作業で行っていては、ヒューマンエラーや進行遅延は避けられません。
PMやディレクターが「本来注力すべき制作ディレクションや現場マネジメント」に割ける時間が減少しているのも、見積・請求・契約といったバックオフィス業務の属人化や非効率が要因です。
本記事では、イベント制作会社のPM／ディレクターが押さえておくべき見積・請求・契約管理の本質的な課題とその解決策を深掘りし、実際の業務で役立つ運用方法までを紹介していきます。
イベント制作におけるPM／ディレクターの業務とその煩雑さ
イベント制作の現場では、プロジェクトの立ち上げから納品・実施・精算まで、PM／ディレクターは以下のような多岐にわたる業務を担っています。
- クライアントヒアリング・要件定義
- 見積作成・提案資料作成
- 社内外のメンバーアサイン
- スケジュール・進行管理
- 契約締結・請求処理
- 原価・収支管理
- 報告・振り返り など
中でも「見積」「請求」「契約」はプロジェクトの根幹に関わるにもかかわらず、表計算ソフトやメール、紙の契約書などツールがバラバラになりがちで、以下のような課題を抱える現場が少なくありません。
- 「見積書の最新バージョンがどれかわからない」
- 「請求漏れ・金額間違いで顧客トラブルに」
- 「契約書が営業や経理に止まったまま進行できない」
- 「業務が属人化し、退職・休職時にブラックボックス化」
こうした課題は、単なるバックオフィスの非効率にとどまらず、クライアントとの信頼関係の毀損や、収益機会の損失につながりかねません。
属人化・非効率化が引き起こす経営リスクとは？
見積・請求・契約業務の属人化や煩雑さは、実は以下のような“経営的リスク”をはらんでいます。
1. 収支の把握が遅れ、赤字案件を見抜けない
たとえば、案件スタート時点での見積と、最終的な請求額が乖離するケースでは、請求ミスや原価漏れに気づかずプロジェクト全体が赤字に陥ることもあります。
また、個々の案件収支だけでなく、「月次の売上見込みが立てられない」「入金サイトがバラバラで資金繰りが読めない」といった経営上の悩みにつながることもあります。
2. 契約締結の遅延が実行フェーズを圧迫
契約締結が営業任せ・法務任せ・経理任せになってしまうと、「現場は進めたいのに契約がないから発注できない」という状況に陥りがちです。これは納期遅延や品質低下にもつながります。
3. チーム間の情報共有が断絶される
請求金額や契約内容を「現場が把握していない」「経理に確認しないとわからない」となると、制作進行や発注判断が遅れ、全体最適な動きができなくなります。
こうした問題は一見「些細な管理の話」のようでいて、プロジェクトの成否を左右する深刻な問題へと発展するリスクがあるのです。
業務一元化とプロジェクト単位の情報管理で課題を解消
イベント制作における見積・請求・契約業務の属人化や煩雑さを解消するには、「業務の標準化」と「プロジェクト単位の一元管理」が不可欠です。これを実現する手段として注目されているのが、プロジェクト型業務に特化したクラウドERPのような収支管理システムの導入です。
1. 見積作成〜請求までの流れを一元管理
収支管理システムでは、見積書を作成し、その内容をもとに請求書や契約書のデータを自動生成できます。これにより以下のようなメリットが得られます。
- バージョン管理の手間がなくなる
- 「見積と請求の差異」が可視化され、漏れ・ミスの防止ができる
- 契約書の発行・締結までを一気通貫で進められる
- 担当者間でファイルの受け渡しが不要になり、業務効率が大幅向上
特に、イベント制作のように案件ごとに内容が複雑かつカスタムになる業種では、手動による転記・更新のリスクを極力排除する必要があります。
2. 契約書のデジタル管理でスピードとコンプライアンスを両立
従来、契約締結は紙で行われることが多く、ハンコ待ち・郵送待ちが発生していました。プロカンはクラウド上で契約情報を管理し、外部の電子契約サービス（例：クラウドサイン）との連携も可能です。
これにより、
- 契約の進行状況をリアルタイムで把握
- 承認フローの属人化を回避
- 契約締結のスピードアップとトラブル防止
- コンプライアンスの強化とリスク管理の最適化
といった、現場と経営の両面でのメリットが得られます。
3. チーム全体で情報共有し、判断を加速する
プロカンの特徴は「プロジェクトごとに関連情報がすべて紐づく」という点です。つまり、PMやディレクター、経理、営業といった部署横断で以下のような情報を共有できます。
- 見積金額・原価・利益率
- 請求ステータス（済／未）
- 契約の有無・締結状況
- 案件進行状況と工数見込み
このように全員が同じ情報をリアルタイムに参照できることで、認識齟齬の解消、業務フローの滞留防止、そして経営判断の高速化が可能になります。
システム導入で変わった現場の声
実際に、収支管理システムを導入したイベント制作会社では、以下のような変化が見られています。
事例①：案件収支の見える化で「赤字案件」をゼロに
ある中堅イベント会社では、案件ごとの収支管理をExcelで行っていた結果、原価計上漏れや請求ミスが頻発。導入後は、見積〜請求〜収支確認までがシステム上で一元管理できるようになり、PM自身がリアルタイムで原価・利益率を確認できるように。
その結果、「見積金額と請求金額がズレたまま進行してしまう」といったことがなくなり、原価回収率が安定。経営陣からの信頼も向上しました。
事例②：契約締結の遅れによる進行停滞が解消
別のイベント会社では、制作進行に必要な契約書のやりとりに時間がかかり、現場が動けないケースが多発していました。収支管理システムと電子契約サービスを連携することで、契約締結までの期間が平均7日から1日に短縮。進行の遅れが解消し、現場のストレスも軽減。
事例③：請求業務が属人化から「チーム業務」に変化
請求書作成をPM自身が手作業で行っていた会社では、退職や休職時に業務が完全に止まってしまうという問題がありました。システム導入後は、請求業務をフォーマット化し、チーム全体でチェック・共有できるように。属人化が解消され、「誰が見ても今何が起きているか」が分かる体制へとシフトしました。
見積・請求・契約業務を効率化したい方へ
見積・請求・契約管理は、イベント制作の現場で軽視されがちな業務領域ですが、実はプロジェクトの成功・失敗に直結する重要なポイントです。属人化やミスを排除し、チームで一元管理する仕組みを整えることが、安定した業務運営と信頼される会社づくりの第一歩となります。
「プロカン」は、イベント制作会社の現場に即したプロジェクト管理・原価管理・契約管理をすべて一つにまとめられるクラウド型ERPです。
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