なぜ「見積・請求・契約管理」が経営者の関心事項なのか
イベント制作業は、企画から運営、制作、報告書作成に至るまで非常に多くの工程を抱えるプロジェクト型ビジネスです。そのなかで「見積・請求・契約管理」は、いわば事業の土台とも言える基幹業務です。
これらが不安定であれば、クライアントとの信頼関係を損ない、キャッシュフローの乱れを招き、最終的には経営の健全性を損なうリスクを孕みます。
特に最近は、案件の短納期化・小ロット化が進むなかで、スピーディかつ正確な管理体制がますます重要になっています。
この記事では、イベント制作会社における「見積・請求・契約管理」の課題を洗い出し、その改善策として「プロカン」の導入がもたらす具体的な効果について掘り下げていきます。
イベント制作業における見積・請求・契約業務の複雑さ
プロジェクトごとに異なる仕様と金額
イベント制作では、同じようなイベントでも案件ごとに要望や規模が異なります。これにより、毎回見積の構成や条件が変わり、テンプレート化が難しいのが現実です。
「どこまでを見積に含めるか」「どの単価が最新か」といった判断は、経験や属人化されたノウハウに頼りがちです。
請求金額と実施内容のズレ
イベントは突発的な変更も多く、実施後に「想定よりコストがかかった」「一部中止となったが見積どおり請求していいのか」といった不整合が生まれやすい業種です。
これを手作業で調整しようとすると、エクセル地獄に陥り、チェック漏れや二重計上などのリスクが発生します。
契約管理の煩雑化
紙ベース・メールベースで交わされる契約書類は、担当者によって保管方法がバラバラになりがちです。
「契約したはずなのに書面が見当たらない」「契約書が更新前のままになっていた」といったミスは、トラブルのもとになり、クライアントの信頼を損ないます。
なぜ今、「見積・請求・契約管理」の強化が必要なのか
これまで属人的に対応していた管理業務ですが、近年のビジネス環境の変化により、以下のような要請が強まっています。
- 業務の標準化・効率化によるリソースの最適活用
- 多案件・短納期に対応できる俊敏な体制づくり
- 会計・収支と連動した正確な金額管理
- 内部統制と監査対応の強化
見積や契約、請求といった業務は、経理や営業、制作の間に横たわる“情報の壁”を越える必要があるため、システム連携や一元管理が不可欠となっています。
このような背景のなか、イベント制作業においてもERP的な統合管理ツールが注目されており、とくに「プロカン」のようなプロジェクト特化型のソリューションは、経営層からの評価も高まっています。
見積・請求・契約管理が抱える構造的な問題
1. 属人化と業務ブラックボックス化
ベテランの営業担当や経理担当が「感覚で回している」現場は多く、業務フローや判断基準が形式知化されていないため、属人化が加速しやすい状況です。
「その人がいないと請求書が出せない」「どこに最新の契約書があるか分からない」といった事態が常態化しているケースもあります。
2. コスト・収益のズレを招く見積精度
利益を確保するには正確な原価と適切な利益率を加味した見積作成が必須です。しかし制作現場の原価情報が営業に届いていなかったり、逆に売価設定が曖昧なまま見積が発行されたりといったケースが後を絶ちません。
結果、案件完了後に「儲かってなかった」と気づくような収支管理のズレが生まれます。
3. 重複作業と情報分断
見積→契約→請求という一連の業務が分断されていると、同じ情報を複数回入力する必要があり、転記ミスや手戻りが多発します。
エクセル、PDF、Word、紙…と複数形式の管理が混在することで、確認・修正コストも増大していきます。
収支管理システムで実現する一元管理と業務効率化
イベント制作会社における見積・請求・契約管理の課題を抜本的に解消するには、業務を横断的に捉え、情報を一元管理できる仕組みが必要です。
そこで注目されているのが、プロジェクト型ビジネスに特化したERP、収支管理システムです。
1. 見積作成の標準化と原価連動
案件ごとにテンプレートを作成し、過去案件をベースにした見積作成が可能です。さらに、あらかじめ設定した原価情報（人件費、外注費、備品コストなど）と連動させることで、利益率を加味した見積が自動算出されます。
これにより、属人的な見積から脱却し、営業の経験値に依存しない再現性のある見積体制を構築できます。
2. 見積→契約→請求の情報連携
見積データを元に契約情報を作成し、契約内容に基づいた請求書をワンクリックで発行可能です。この一連の流れは同一のプロジェクトIDに紐づいて管理されるため、情報の二重入力や整合性チェックの手間が激減します。
また、各種ドキュメントの履歴が残るため、「どのタイミングでどの条件に合意したか」が明確になります。
3. 契約書管理のペーパーレス化と可視化
紙やPDFに分散しがちな契約書類も「プロカン」上で一元管理可能です。契約書のドラフト・送付・承認・保管までをオンラインで完結させることで、契約更新の漏れや紛失リスクを防止します。
また、検索・フィルタ機能により、過去の契約書の即時参照も可能。監査対応や内部統制にも対応できる強固な契約管理体制を構築できます。
4. 請求業務の自動化と締め処理短縮
プロジェクト進捗や契約条件に応じて、請求タイミングや請求金額が自動で算出されるため、「いつ」「いくら」請求すべきかを迷うことがなくなります。
さらに、請求書はワンクリックでPDF化でき、取引先ごとのフォーマットにも対応可能。これにより、月末の請求処理業務を大幅に効率化できます。
システム導入による実際の効果
背景：
A社では、年間100件以上のイベントを手がけており、案件ごとに異なる見積や契約、請求が煩雑化し、経理や営業部門で「属人化」と「手戻り」が常態化していました。
導入前の課題：
- 営業が見積作成時に最新単価を把握できておらず、後から赤字化が発覚するケースが多発
- 契約書類は営業個人のPCや紙で管理され、紛失や共有漏れが問題に
- 請求書はExcel→Word→PDFと複数ツールを経由し、作成ミスや二重請求の恐れがあった
システム導入後の変化：
- 原価連動型の見積テンプレートで、利益率を確保した見積を即時作成可能に
- 契約書はすべてクラウド上で一元管理され、顧客・部署間での確認工数を削減
- 請求フローが見積・契約と連動し、経理の締め処理時間が3分の1に短縮
- 売上・利益・キャッシュフローの見通しが正確になり、経営判断の質が向上
定性的な効果：
- 「見積・請求・契約」の整合性に不安がなくなったことで、クライアントとの信頼関係が向上
- 担当者が変わっても業務が引き継げる体制が整い、属人化リスクが解消
- 月末処理の残業時間が大幅に減少し、働き方改革にも寄与
このように、収支管理システムは単なる業務効率化ツールにとどまらず、「経営の安定性」と「社員の働きやすさ」の両立を実現する、戦略的な投資と言えます。
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