PM／ディレクターが経理業務を語る時代
広告制作会社において、プロジェクトマネージャーやディレクターの役割は、進行・品質・クライアント対応にとどまりません。近年では、経理業務への関与も求められるようになっています。特に、請求・支払の遅延、原価の集計ミス、利益率の可視化の遅れなど、業務の属人化と非効率がプロジェクトの成功を左右するケースも珍しくありません。
本記事では、PMやディレクターが直面する経理業務上の課題を解きほぐしながら、業務効率化と属人化排除の実践的なアプローチをご紹介します。特に、プロジェクト単位で動く広告制作会社に特化した業務設計が可能な「プロカン」の活用法を中心に、現場感のある解決策を提案します。
なぜ「経理業務の効率化・属人化排除」がPMの課題になるのか
本来、経理業務はバックオフィスの専門領域であり、PMやディレクターの守備範囲ではないと考えられてきました。しかし実際の制作現場では、下記のような構造的課題がPMやディレクターの業務を圧迫しています。
- 原価情報（人件費・外注費・経費）の集約をPMが行っている
- 工数報告の提出状況によって原価管理が乱れる
- 複数プロジェクトの収支がリアルタイムで把握できない
- 経理担当が退職・休職すると、請求書発行や入金確認が滞る
このような状況下では、プロジェクトの採算性の確認が曖昧になり、意思決定が遅れ、結果として経営の安定性も損なわれます。つまり、「経理業務の効率化・属人化排除」は、もはや経理部門だけの課題ではなく、制作現場のPMやディレクターにとっても避けて通れないテーマなのです。
PM／ディレクター視点での3つの経理業務課題
1. 属人化による「止まる経理」
たとえば、プロジェクト別の請求情報や支払タイミングが、特定の経理担当者の頭の中にしかないとしたらどうでしょうか？担当者が急に不在になった瞬間、請求書が発行できず、キャッシュフローが狂います。属人化した業務は、遅延とミスの温床です。
2. 手作業ベースの業務による「非効率」
外注先からの請求書をExcelで管理し、社内工数を別のシートで集計、さらに会計システムには別途手入力——。これでは、データの転記ミスや二重管理による時間の浪費は避けられません。月末月初のPMや経理担当の業務はいつも“火の車”です。
3. 情報の分断による「収支の見えない化」
プロジェクト別の収支状況をリアルタイムで把握できなければ、PMは「今この案件、黒字なのか赤字なのか」が判断できません。現場の進行判断も、経営層の意思決定も、正確な数字がなければ精度が落ちてしまいます。
広告制作会社における属人化・非効率の実態
広告制作会社の多くは、プロジェクトごとの進行が複雑で、臨機応変な対応が求められる環境にあります。そのため、経理業務の標準化が進みにくく、以下のような“なんとなく回ってしまっている”属人化の罠に陥りがちです。
- 工数入力のタイミングが人によってバラバラ
- 外注費の記録がメールやチャットのログに埋もれている
- 請求書の作成フォーマットが各担当者で異なる
- 領収書の添付や精算の申請が月末に集中し、経理が疲弊
- PMの「経理っぽい雑務」が積もり、プロジェクト管理の質が落ちる
こうした属人化・非効率の連鎖は、プロジェクト管理の精度を落とすだけでなく、人材育成やナレッジ継承の阻害要因にもなります。「あの人がいないとできない仕事」を減らすことは、結果的に組織の強さを底上げすることにもつながるのです。
システム導入で実現する経理業務の効率化と標準化
広告制作会社のプロジェクト単位での業務を可視化・一元管理するのが収支管理システム、ERPシステムです。PM／ディレクター視点からも、システム導入は経理業務の属人化と非効率を大きく改善する具体的なソリューションとなります。ここでは、その中でも特に効果的な機能と活用法を紹介します。
1. プロジェクト収支を一元管理
収支管理システムでは、案件ごとに工数・外注費・経費などを紐付けた形で収支データを一元管理できます。Excelファイルを横断して探す必要も、メールを掘り返すこともありません。PMはダッシュボード上で、リアルタイムに利益率やコスト超過リスクを把握可能です。
2. 工数・外注費の記録をチームで共有
メンバーが日々入力する作業工数や外注費の申請情報は、プロジェクト単位で集計され、「見える化」されます。PMはこれをもとにスケジュールや予算の見直しを行えるため、意思決定の精度が上がります。これにより「数字が遅れてくるから動けない」という状況を回避できます。
3. 自動化と承認フローで属人化を排除
請求書や経費の発行・申請も、フォーマットを統一し、社内での承認フローを設けることで属人性を削減できます。さらに、作成したデータはそのまま会計システムと連携可能なため、経理業務の「転記作業」や「ダブルチェック」の工数が激減します。
4. ロールと権限による業務の分担と透明化
収支管理システムでは、PM／ディレクター／経理などのロールに応じて、アクセス可能なデータと操作権限をコントロールできます。これにより、「誰が」「いつ」「何をしたのか」が明確になり、ミスやトラブルの再発防止にもつながります。
5. 属人化を避けるナレッジの蓄積
全てのプロジェクト情報や帳票がシステムに蓄積されることで、引き継ぎや業務継承もスムーズになります。「担当者が辞めたら終わり」といった事態を防ぎ、組織全体でのナレッジ共有が可能です。
現場で実感する「変化」
ここでは、実際に収支管理システムを導入して経理業務の効率化・属人化排除を実現した、広告制作会社A社の事例をご紹介します。
A社の背景
- 従業員数約40名、プロジェクト型の広告制作が主力
- 経理担当は2名、請求書や支払処理が属人化していた
- PMは毎月末、各案件の原価計算と請求データ整理に追われていた
課題
- 外注費の支払処理が各PM任せで、会計処理が遅延
- 工数報告が紙ベースやExcelで散在し、収支集計に時間がかかる
- 経理担当が休職した際、PMが業務代行し現場が混乱
導入の決め手
- 案件単位で収支を一元管理できる
- 工数・外注費がリアルタイムで集計可能
- 請求書・支払書の発行フローを自動化できる
導入後の変化
- 月末の請求処理時間が3日→半日に短縮
- 工数報告が「遅れたら進行が止まる」意識となり、入力率が向上
- 経理業務のマニュアルが「プロカン」内に蓄積され、属人性が解消
PMの声
「今までは“経理っぽいこと”も自分の仕事で仕方ないと思っていました。でも、プロカン導入後は数字が自動で集まり、業務も標準化されたことで、本来の進行管理に集中できるようになりました」
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