Web制作会社では、案件ごとに異なる予算・請求・支払が発生し、経理業務の煩雑さが経営や現場に多大な影響を与えています。特にPM（プロジェクトマネージャー）やディレクターは、経理担当が入力した情報に基づいて経営判断を行うため、その業務の正確性・透明性・即時性が極めて重要です。
しかし、経理業務が属人化している場合、業務のブラックボックス化、急な人事異動や退職によるリスク、業務停滞など多くの問題が発生します。逆に、これらを仕組み化・効率化することで、プロジェクト進行のスピードや精度が大幅に改善されます。
なぜ今「経理業務の効率化・属人化排除」が求められるのか
近年、Web制作業界は小ロット・多品種案件が増え、経理業務が煩雑化しています。一方で、PMやディレクターは、プロジェクト進行やクリエイティブディレクションなど、直接的な成果を求められる業務で多忙を極め、経理担当者に業務を一任する体制が一般的です。
このような中、以下のような課題が浮上しています。
- 業務が特定の担当者に依存しすぎており、引き継ぎが困難
- 会計処理のタイムラグにより、意思決定が遅れる
- 手作業によるミスや記入漏れが発生しやすい
- 他部署との情報共有が不十分で、工数や原価の把握に齟齬がある
これらの問題は経理担当者だけでなく、PMやディレクターの判断の質にまで影響を与えるため、属人化を排除し、経理業務を効率的に回す体制整備が急務となっています。
属人化のリスクと経理業務の構造的課題
属人化とは、業務の実行が特定の個人に依存してしまい、他者が代替できない状態を指します。特に経理業務は「見えにくい」「専門性が高い」「データが分断されがち」といった性質があり、気づかぬうちに属人化が進行します。
以下のような状態に心当たりはありませんか？
- 「●●さんにしか分からない処理」が存在する
- 月末月初に経理担当者が休めない
- 年度末に請求や支払が滞る
- 突発的な確認依頼が経理担当に集中し、業務負担が偏る
これらの背景には、紙・Excel管理に依存している点や、プロジェクト単位で情報が管理されていない構造的課題があります。その結果、リアルタイムな経営判断が難しくなり、PMやディレクターは判断を誤るリスクを抱えることになります。
経理業務の現場に潜む非効率と属人化の深層構造
Web制作会社では、各案件にかかる売上・外注費・工数・経費がバラバラに管理されているケースが多く、全社的な管理が困難になりがちです。その結果、経理担当がプロジェクト別に請求書や支払情報をExcelで管理し、最終的に会計ソフトに手入力で転記しているというアナログな体制が未だに続いています。
このような状況では、次のような問題が発生します。
- 月次締め作業が慢性的に遅延
- プロジェクトごとの収支がリアルタイムで把握できない
- 経費や外注費の振り分けミスによる原価のブレ
- 業務担当者の感覚に依存した処理
また、業務の属人化が進行する要因として、「誰が何をやっているか」が可視化されていない点が挙げられます。日々の請求処理、支払処理、伝票整理などが個人のノウハウに依存していると、教育やマニュアル整備が後回しになり、人員の入れ替わり時に対応が取れなくなります。
加えて、ディレクターやPMが必要とする収支情報が経理担当者の手元にしか存在しない状態では、リアルタイムな予実管理や利益予測が難しく、経営判断の根拠が不透明になります。情報が分断されていることで、社内全体の意思決定スピードが低下し、競争力を失う一因ともなりかねません。
「プロカン」を活用した仕組み化と標準化
このような経理業務の属人化や非効率を解消するには、業務の見える化と仕組み化が必要です。その中で有効なのが、プロジェクト型ビジネスに最適化された業務支援ツール「プロカン」の活用です。
「プロカン」では、以下のような機能を通じて経理業務の効率化と属人化排除を図ることが可能です。
- 案件ごとの収支情報を一元管理
- 工数や原価、外注費、請求書発行などをワンシステムで連携
- 部門間で情報をリアルタイムに共有
- 経理担当以外も必要情報にアクセス可能
これにより、PMやディレクターも自らの案件の予実状況を把握し、適切なタイミングでのコスト調整や人員配分が可能となります。
さらに、マスタ管理機能を活用すれば、仕訳ルールの自動適用や記載ルールの統一が可能となり、属人性が排除されます。担当者が変わっても、業務がスムーズに引き継がれる環境が整うのです。
ツールの導入だけでなく、社内の業務フローを見直し、経理業務の役割と情報の流れを標準化することも重要です。たとえば、PMが工数登録をした時点で、会計処理に連携される仕組みを作ることで、ダブルエントリーや転記ミスを防止できます。
このようにして、業務プロセスを「人に依存する仕組み」から「仕組みによって人が動く体制」へと転換させることが、属人化を排除する第一歩となります。
プロカン導入による属人化排除と業務改善の実例
実際に「プロカン」を導入した制作会社のケースを見てみましょう。
A社は従業員数30名、うち経理担当者は1名。これまで各案件の請求や外注費の管理をExcelベースで行っており、特定の経理担当者のノウハウに大きく依存していました。属人化の影響で、年度末には支払処理が集中し、業務が逼迫する状況が常態化していました。
特に問題だったのは、PMやディレクターが各案件の損益をリアルタイムで把握できなかったことです。見積段階では黒字だった案件が、最終的には予算オーバーになってしまうことも多く、月次収支の把握は「後追い」になっていたのです。
このような状況を受け「プロカン」を導入し、以下のような変化が起きました。
- 案件ごとの売上・原価・外注費が自動集計され、PM／ディレクター自身が即時に損益を確認可能に
- 経理業務の一部が自動化され、担当者は分析・確認業務に注力
- 社内ルールをマスタ化し、仕訳や請求処理が属人化せず運用できる体制に
- チーム内で経費や売上の情報共有が進み、PM間の連携もスムーズに
結果として、月次の締め処理が約半分の時間で完了するようになり、経理担当者の負荷軽減はもちろん、経営層や現場責任者の意思決定スピードも向上しました。
このように、プロカンは単なる業務支援ツールにとどまらず、会社全体の生産性と透明性を高め、属人化の排除と経営判断の迅速化を両立するソリューションとして機能しています。
業務の見直しから始める経理改革
もし、貴社でも「経理業務がブラックボックス化している」「情報が共有されていない」「収支の見える化ができていない」といった課題に心当たりがあるのであれば、まずは現状の業務フローの棚卸しから始めてみてください。
属人化の解消は、担当者を責めることではなく、業務を誰でも再現できる形に整えることにあります。そのためには、業務の構造自体を見直し、情報が一元化されている仕組みの導入が重要です。
「プロカン」は、そうした課題解決の第一歩として、Web制作会社に特化した経理業務の効率化・可視化を実現するクラウドツールです。すでに多くの企業が導入を進め、属人化の課題を乗り越えた成功事例を築いています。
経理業務を「人」から「仕組み」へとシフトさせることで、PM／ディレクターの判断精度と行動スピードを加速させましょう。
