WBSとガントチャートの違いを徹底解説！作成方法と役立つツールも紹介

WBSとガントチャートはどちらもプロジェクト管理には欠かせないもので、多くの企業で実際に使われています。この記事ではWBSとガントチャートの違いやメリット、作り方を解説しています。プロジェクト管理を行う際の注意点やコツも併せて紹介しているので参考にしてください。

WBSとは？

まずはWBSについて詳しく解説します。本項ではWBSは何を指しているのかその概要について詳しく説明します。

プロジェクトにおけるタスクを細分化すること

WBSとはWork Breakdown Structureの略で、作業分解構成図と呼ばれています。WBSは文字通りひとつのプロジェクトに対して必要な作業を細かく分解し、どのように進めていくか計画を立てて表にまとめることで管理をする手法です。

プロジェクトを効率的に進めるためにどれほどのボリュームがあり、タスクを可視化することによって完遂するために何が必要なのか明確になり、管理者だけでなくプロジェクトに関わる全てのメンバーが進捗の把握ができる環境をつくることができます。

プロジェクトスコープの明確化

WBSの目的としてプロジェクトスコープの明確化が挙げられます。WBSによってタスクを細分化することで達成に向けて何が必要か、そのためにどれほどのリソースを投入すべきかが見えてきます。WBSを作成してプロジェクトを管理することでプロジェクトに関わるメンバー全員が行うべき業務が可視化されるためスコープクリープを防ぐことにも繋がります。

ガントチャートとは？

つぎにガントチャートについて解説します。WBSとガントチャートは混同されることが多いためそれぞれが何を指しているかを理解しておきましょう。

プロジェクトごとのタスクを見える化したもの

ガントチャートとは棒グラフを用いたチャートのことで、スケジュールや作業の進捗の共有・可視化を目的として使われる工程管理表のことを指します。ガントチャートは主に生産管理が必要なプロジェクトで用いられ、プロジェクト内のすべてのタスクを可視化することで見える化をし、プロジェクト成功を後押しします。

ガントチャートをタスクとそのタスクにかかる時間をひと目でわかるようにすることで関わるメンバー全員が進捗の把握ができ、タスクの状態を把握できます。

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ガントチャートだけではタスクごとの関係性がわかりづらい

ガントチャートでは、タスクごとの関係性がわかりづらいという欠点があります。どのタスクとどのタスクにどういった関係性があるのか一目で見てもわかりません。そのためAの作業が終わらないとBの作業が始められない、あるいは作業自体が被ってしまったという事態が発生してしまうおそれがあります。

このような事態にならないためにタスクの相関関係図であるPERT図を併用して使うことをおすすめします。PERT図（パート図）とは、プロジェクト内のタスク間にある依存関係を視覚的に表現するためのツールです。さまざまな要素が組み合わされて成り立つプロジェクトの工程を表したネットワークのようなものです。

PERT図を用いることによるメリット

PERT図を用いることによるメリットは大きく3つあります。PERT図を併用することで、タスクごとの関連性が明瞭になりプロジェクトの効率も上がることでしょう。

WBSとガントチャートの違い

ここでは上で紹介したWBSとガントチャートそれぞれの違いについてより詳しく解説します。

WBSをもとにガントチャートは作成される

まずWBSの目的としてはタスクの細分化を行うことでプロジェクトの分担を行うことにあります。そしてガントチャートの目的は細分化されたタスクをひと目で把握できるように見える化することです。

WBSとガントチャートはそれぞれの目的が異なりますが、ガントチャートはWBSを基にして作成できることがわかります。WBSを作成することで適切な粒度でのタスク細分化を行い、そのタスクをガントチャートを用いて管理するのが望ましいです。

このようにしてプロジェクトを管理することでマイルストーンの設定が容易になり、期日に対する意識や業務効率の向上に寄与します。

タスクを細分化するか可視化するか

上で説明したWBSとガントチャートの関係性からわかるようにそれぞれの目的が異なります。WBSはタスクを細分化するのに対してガントチャートではタスクを可視化して管理するといった違いがあります。

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WBSとガントチャートを利用するメリット

プロジェクト管理を行う上でWBSとガントチャートを利用するメリットは多々あります。本項ではそのメリットについて詳しく解説します。

作業範囲が明確化される

WBSを作成することでプロジェクトに必要なタスクを細かく洗い出すことができます。プロジェクトが始まる前にあらかじめ必要なタスクをメンバー全員が把握できるため、やらねければいけない作業範囲が明確化される点は大きなメリットといえます。作業範囲の明確化には単純に工数が把握できるだけでなく、タスクの抜け漏れや無駄な作業を防ぐことにも繋がります。

スケジュールが組みやすくなる

作業範囲が明確化することでスケジュールを組みやすくなります。WBSを作成することですべきことがすべてわかるため、それぞれのタスクにどれくらいの工程が必要なのかがわかります。また、すべてのタスクを可視化することでタスクごとの関係性がわかりやすく、いつまでにこのタスクが終わるからこのタスクはいつ頃スタートできるといったようにスケジューリングが可能になります。

役割分担が明確になる

スケジュールが組めることで役割分担も可能です。プロジェクトの大小に関わらずWBSによってタスクの細分化ができていればタスクごとに担当者を決めることができます。担当者が決まることでスケジュールも組みやすくなります。

役割分担を明確にしておくことで責任の所在や範囲がはっきりします。メンバー全員がプロジェクト達成という目標に向けて行動するためにWBSが欠かせないことがわかります。

タスクごとのスケジュールを把握できる

ガントチャート作成によってプロジェクト全体だけでなくタスクごとのスケジュールも把握できます。タスクごとの進捗状況をチーム内で共有できていれば、仮にトラブルや遅延が発生しても早めに対応することが可能です。

また、チーム全体でタスク内容やスケジュール、進捗状況を見える化しているため、万が一のときにも密に連携して他のタスク担当者がバックアップするといったこともできます。

マイルストーンを明確化できる

マイルストーンとは工程管理で重要な区切りになる箇所のことです。マイルストーンを明確にするためにもガントチャートを作成することは必要です。なぜなら、ガントチャートの作成はプロジェクトの進み具合を判断するうえで大切な判断材料となるからです。

マイルストーンをマラソンに例えるのであれば折り返し地点のようなもので、現在の走行ペースがどういう状況かを把握することができます。今よりペースを早める必要があるのか、今のままのペースでいいのかの判断することが可能となります。また遅延しそうな工程が発生しそうになった際、作業工程を見直すなど柔軟な対応もできるようになります。

ガントチャートを作成することにより、特定の工程が終了する日や重要な要素を持つ日、いわゆるマイルストーンを明確にすることが可能になります。これによってプロジェクトに対する中期目標等の達成状況が明瞭になり、メンバーのモチベーションのアップにもつながります。

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WBSとガントチャートの作成方法

WBSとガントチャートのとはなにか、そのメリットを理解したところでここからは実際にWBSとガントチャートの作成方法を解説します。

タスクを細分化して洗い出す

まずはプロジェクトに必要なタスクを洗い出すことから始めましょう。タスクの大きさや優先度、期日など詳しい内容は考えずにプロジェクトに必要なタスクをランダムにすべて挙げていきます。書き出すのは、普段使い慣れたワードやエクセルでもいいですし、紙に直接書きだしても大丈夫です。今回はGoogleスプレッドシートを使って説明します。

分解したタスクをフェーズごとに分類し、さらに細かい要素に再分解していきます。漏れや重複がないかを確認しながら分割することが大切です。一番小さなレベルのタスクが1日未満〜2日程度の作業に収まる粒度を目安にします。

タスクの順序を決めて構造化する

作業内容の洗い出しが終わったら、次にタスクの順序を決めていきます。最初に取り組むべきタスクはどれか、その次に取り掛かるタスクはどれかを決めていきます。タスクの中にはメンバーだけでは完結しないものもあります。たとえば仕入れや申請書類のようにメンバーだけでは完結しないようなタスクは完了に時間がかかることも想定して早めに行動しておくことが重要です。

この作業を繰り返すことでプロジェクト全体のボリュームが見え、工程の可視化につながります。タスクの順序を設定する際に、タスク間の依存関係を明確にすることも大切です。あるタスクが終わらないと着手ができないタスクなのか、あるいは並行して取り掛かることができるのか等を明確にすることで、より効率的なプロジェクトの進行につながります。

タスクに順序をつけ並び替えたらタスクの構造化を行います。同じレベルのタスクをまとめ、さらにその下に小さなレベルのタスクをまとめてタスクを階層化させていきます。タスクを構造化することでタスクの抜け漏れを防ぐことができます。

タスクの工数を見積もり、期限を決める

タスクの構造化が完了したら工数を見積もりましょう。工数を見積もる際に気をつけなければいけないのは完了期日とそのバッファです。ギリギリの期日で進める場合、体調不良などが原因で期日が守れなかった場合でも予備がないためそのしわ寄せが後ろのタスクへと来ます。期日を守ることはもちろん重要ですが、予期せぬエラーに対応できるようなバッファを持っておくことも重要です。

タスクの工数見積もりが完了したら、タスク担当者とスケジュールを決めていきましょう。WBSを作成する人がプロジェクトマネージャーであれば、プロジェクトマネージャーはタスクの担当者ときちんと話をすることが重要です。認識のズレを起こさないように互いに確認をとりスケジュールを確定させましょう。

WBSの表にカレンダーを作成

WBSの表を作成したら、そのシートを利用してガントチャートを作成します。縦軸にタスクを並べているため、それより右側をカレンダーとして整え、ガントチャートにしていきます。

ガントチャートを作成する場合、長期に渡るプロジェクトでも日程が確認しやすいように日付に併せてセルの縦幅を調整しておくのがおすすめです。今回は18ピクセルで作成しているので参考にしてください。同時に曜日行を作成しておくと確認の手間省けるのでおすすめです。WBSの表に、カレンダーを追加してガントチャートが完成しました。

タスクの担当者を割り振る

カレンダーを作成し終わった後に、あらかじめ打ち合わせておいた担当者を各タスクごとに割り振ります。プロジェクトを推進するにあたって、担当者を決めるプロセスは非常に重要です。担当者の名前を実際に指名、確認、記入することによりそれぞれの担当者に責任感が生まれます。またタスクごとの責任の所在も明らかになり、よりプロジェクトがスムーズに進行します。

ガントチャートに入力する

実際にWBSを基に作成したガントチャートに、担当者やスケジュールを入力していきます。カレンダーに日程を入れる際にはセルの色を塗りつぶしておくことでタスクごとのスケジュールが可視化しやすくなりますので画像を参考にして作成してみてください。

メンバーに共有する

最後に、完成したガントチャートをもとにこれまでのステップ、記載されている内容全体をメンバー全員で共有します。タスクの洗い出しに不十分なところはないか、タスクにかかる所要時間が間違っていないか最終的な確認を行います。

そしてプロジェクトがスタートする前に、全てのメンバーが責任感を持って行動ができるよう意思の統一が必要です。

WBSとガントチャートを作るときのコツ

実際にWBSとガントチャートの作り方を把握したところで作るときのコツや気をつけなければいけないことを解説します。プロジェクト管理を失敗させないためにもWBSとガントチャートを適切なかたちで作成しましょう。

タスクの粒度に注意する

タスクを細分化する際にはタスクの粒度にも注意する必要があります。たとえばタスクの粒度が粗いと抽象度が増し、マネジメントの精度が悪く鳴ることが予想されます。逆にタスクの粒度が細かいとチャートが見えにくく運用に負担がかかります。

どの程度までタスクを細分化すべきかは担当者によって変えるのが望ましいです。ベテランであれば細かすぎるタスクよりも目的を明確にした粒度の大きいタスクのほうが成果が出しやすく、逆に新人社員のような経験が少ないメンバーであればタスク粒度を細かくし、すべきことを明確にしてあげたほうが進めやすいです。

これはメンバーの特性によって異なるため、プロジェクト内のスタッフ間でも十分なすり合わせを行い、コミュニケーションを活発に行うことも重要です。

タスクの依存関係を明確にする

タスクには依存関係があるものがあり、並行できないものも多いです。たとえば家で料理をする場合、ごはんを炊くのとカレーを作ることは並行して進めることができますが、食材を切ることと炒めることは同時には行えません。このようにあるタスクが完了してからでなければ着手できないタスクとの関係を依存関係と呼びます。

タスクの依存関係を明確にしないままスケジュールを立てた場合、期日の遅延につながることもあるので注意が必要です。プロジェクト全体を俯瞰し、どのように進めるのが効率が良いかを考えてスケジュールを立てることが重要で、これはクリティカルパス法というプロジェクト管理の基本的な手法として浸透しています。

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プロジェクト管理の注意点とコツ

本項ではWBSとガントチャートを用いてプロジェクト管理を行う際の注意点を解説。自身のプロジェクトに合わせて最適な手段で管理を行いましょう。

プロジェクトによって向き不向きがある

プロジェクトと一括りにして説明をしてきましたが、プロジェクトの中にも多くの種類がああります。プロジェクトの特性によってはガントチャートを用いた手法が向かないプロジェクトもあるため、プロジェクト管理をするからまずはガントチャートを作るというのは誤りです。

ガントチャートはその特性上、どちらかというと短期プロジェクトよりも長期プロジェクトに適しています。開発手法で言うならばウォーターフォール型開発の開発モデルに適正があります。

ウォーターフォール開発とアジャイル開発の使い分けを考える際のキーワードは仕様変更です。仕様変更が基本的にないシステムの場合はウォータフォール開発が、仕様変更が大いに考えられるシステムにはアジャイル開発が向いているといえます。どちらの手法を選ぶかは、何をどのように作るかによって判断する必要があるため自分のプロジェクトに当てはめて考えてみましょう。

ウォータフォール型開発

ウォーターフォール開発とは、中長期的な開発で使用されます。各工程ごとにそれぞれ成果物を作り各工程の品質をしっかり確保する歴史が古い開発手法です。最初の設計が肝心となる場合に用いられることが多く、例えば基幹システムを構築するといった仕様の変更を前提としないシステムのプロジェクトや大規模な機械、造船業の仕事などに向いています。

アジャイル型開発

アジャイル開発とは、短期間で開発を見直す手法です。細かな単位で実装テストを繰り返すことで開発期間が大幅に短縮できます。 PDCAを回しながら開発していくイメージで、まず大枠のリリース計画を立てます。

細かな単位で計画→実装→テスト、計画→実装→テストを繰り返します。アジャイル開発は比較的新しい開発手法で、小規模で短期的なプロジェクトに向いています。たとえばユーザーの意見を重視したアプリケーションを作る場合や、機能変更が多いWebサービスに対応する場合に適しています。

小規模のプロジェクト管理は無料ツールで可能

この記事でWBSとガントチャートの作成方法をスプレッドシートを用いて行ったように小規模のプロジェクト管理であればGoogleスプレッドシートやエクセルでも行えます。ここではスプレッドシートとエクセルでプロジェクト管理を行うことのメリットとデメリットを解説します。

スプレッドシートを利用したプロジェクト管理

ガントチャートはスプレッドシートを利用して作ることもできるので、いきなりツールやシステムを導入することに抵抗がある方はスプレッドシートを使用してみましょう。スプレッドシートであればGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用ができ、他のプロジェクトメンバーと共有しやすいことから、スプレッドシートも多くの企業で使われています。

他にもスプレッドシートのテンプレートを用いる、関数を利用してガントチャートのフォーマットを作成する、スプレッドシートのガントチャートアドオンを用いる、新機能タイムラインビューでガントチャートを作るなどの方法があります。

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エクセルを利用したプロジェクト管理

Officeソフトを導入している企業であればエクセルで作成するのも有効です。エクセルでガントチャートを作成する方法は、縦軸に事前に書き出しておいたタスクに関する情報を記入し、横軸にカレンダーを記述して作成します。横軸の棒グラフの部分を塗りつぶせばガントチャートの完成です。

横軸の棒グラフの部分を手入力する方法の他に、条件付き書式を用いて自動反映させることもできますし、その他ブロック矢印などの図形や関数グラフを用いる方法もあります。

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プロジェクト管理に役立つツール

上では無料でプロジェクト管理ができる方法としてGoogleスプレッドシートとエクセルを紹介しました。しかし、プロジェクト管理をより確実に行おうとした場合専用ツールの存在は欠かせません。ここでは4つのツールを紹介しますので、無料ツールでのプロジェクト管理に限界を感じた方はぜひツール選びの参考にしてください。

プロカン　株式会社PROCAN

プロカンはその名の通り案件やプロジェクトごとの収支管理に特化したクラウド型ビジネスツールで、圧倒的な見やすさと使いやすさを重視したUIが特徴です。多くの企業で導入されており、プロジェクトごとの売上・原価・経費などの各種データを集約することで経営の見える化を図ります。

とくに売上原価が変動するようなイベント、広告・Web業界、各種制作会社、コンサルティング業界におすすめで、IT導入補助金の認定ツールです。補助金を利用することでお得に導入が可能なため今すぐチェックしてみてください。

Jooto（ジョート）株式会社PRタイムズ

Jootoはカンバン方式で直感的に扱えるプロジェクト管理ツールです。プロジェクト別にボードを作成し、付箋を貼るような感覚でタスクを入力することができます。タスク単位で進捗を管理しつつ、同時に複数のプロジェクトも管理が可能です。SNS感覚で利用できるコミュニケーション機能も備えています。

公式サイト：Jooto(外部サイトへ遷移します)

Brabio！（ブラビオ）ブラビオ株式会社

Brabio！はシンプルながら非常に強力なガントチャートツールです。5名までであれば無料で使えるという点もメリットです。簡単にガントチャートが作成できるのはもちろん、エクセルやスプレッドシート等自分で作成した場合と違い、各タスクの進捗管理の共有や達成状況などの表示も同一画面上で行え、プロジェクトの進捗状況が即座に把握できることが特徴です。

公式サイト：Brabio！(外部サイトへ遷移します)

Wrike（ライク）WrikeJapan株式会社

Wrikeはチームで仕事をする際の手助けをしてくれる海外製のプロジェクト管理ツールです。Amazonなど海外の有名企業で導入されている実績のあるツールです。タスク管理やファイル共有といった基本的な機能から、有料プランでは非常に高度なガントチャートの作成や、タスクにかかった時間を測定できるタイムトラッキング機能といった生産性を高めるための機能を備えています。

公式サイト：Wrike(外部サイトへ遷移します)

違いを理解して使いこなそう

WBSとガントチャート、タスクの項目を把握したり共有したりすることに使われるという点ではどちらも共通しています。WBSはタスクの抜けや漏れがないように作業を分解しトップダウン式にまとめたり工数を見積もったりすることを主な目的としています。

これに対してガントチャートはタスクごとの進捗状況を把握することが主な目的です。この二つを組み合わせることでより高度なプロジェクトの管理ができるようになります。この二つの特徴をよく理解したうえで、並行して活用していくことが大切です。これから遂行していくプロジェクトを適切に管理することに役立て、プロジェクトの成功につなげましょう。

プロジェクト収支管理システムのプロカンは見やすさと使いやすさを重視したUIでプロジェクト成功をサポートします。インボイス電子帳簿保存法にも対応しており、案件管理だけでなく損益管理や経営分析といった領域までカバーします。

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