映像制作と「お金」の見える化の重要性
映像制作というクリエイティブな業務には、「プロジェクトごとに受注」「協力会社との外注作業」「納品後の請求・支払」など、多くの業務工程が発生します。これらのプロセスは、単発では小さな手間で済むものの、案件が増えるにつれ見積の抜け漏れ、契約の非締結、請求の遅延といった問題が表面化しやすくなります。
特に経営者視点で見たとき、これらの業務が属人化・煩雑化していると、経営判断に必要な正確な原価や粗利情報がタイムリーに把握できないという致命的なリスクが生じます。本記事では、映像制作会社が抱えやすい見積・請求・契約管理の課題と、それらを解決するための実践的なアプローチを詳しく解説します。
なぜ今、見積・請求・契約管理が経営者の課題なのか？
映像制作会社のビジネスモデルは、プロジェクト単位で収益が立ち、社外のディレクターやカメラマン、編集者などとの連携によって制作が進行します。クライアントからの発注が都度異なるため、見積金額も納期も、契約形態も定型化しづらいのが特徴です。
一方で、業務が増えれば増えるほど、以下のような問題が日常的に発生します。
- 営業と制作、経理部門で見積・契約・請求の情報が分断されている
- 契約書の管理が属人的で、締結漏れや期限切れが起こる
- 納品後に請求書が作成され、キャッシュインが遅れる
- 原価・粗利を把握するのに時間がかかり、経営判断が遅れる
こうした状況は、経営の透明性や意思決定スピードに大きな影響を与えます。今後の成長とスケールを考えるなら、「見積→契約→請求」という流れを一元化し、管理を仕組み化することが避けられません。
見積・契約・請求の「分断」が招く経営リスク
多くの映像制作会社では、見積書はExcelで作成、契約書はWordで管理、請求書は経理担当が別システムで作成というように、それぞれがバラバラに運用されています。こうした運用の分断がもたらす主なリスクは次の通りです。
情報の正確性とスピードが損なわれる
例えば、見積金額の変更が営業担当から制作チームに共有されていなければ、見積と実際の制作費が乖離し、プロジェクト収支がマイナスになるケースがあります。また、請求時に契約金額と異なる金額で発行してしまえば、信頼性の低下や修正対応の手間につながります。
契約上のトラブルが経営リスクに発展
契約書が締結されていなかったり、曖昧な表現で記載されていたりすると、納品後の支払い拒否や成果物の再対応を求められるなど、法的リスクにも直結します。特にインフルエンサーや出演者との契約は肖像権・著作権の管理が厳密であり、トラブルが起きれば信頼失墜にもつながります。
現金の流れを読めず、資金繰りが苦しくなる
制作が完了しても請求が遅れれば、キャッシュインまでの期間が伸び、資金繰りに悪影響を及ぼします。特に映像制作は原価が高く、外注費や機材費の支払いが先行するため、請求遅延は致命的です。
映像制作会社にありがちな管理のボトルネック
1. 案件ベースでの情報管理ができていない
案件管理の仕組みがないと、どの案件でいくらの見積が出され、どの契約が締結され、請求がいつ行われたかが把握できません。全体の業務進行がブラックボックス化し、属人化の温床になります。
2. システムが分散しており手間がかかる
見積作成は営業支援ツール、契約管理はDropboxやGoogleドライブ、請求はfreeeや弥生会計など、複数のツールを使っているケースが多く見られます。結果として、情報の連携ミスや二重入力の工数が発生します。
3. 権限設計やフローが未整備で属人化している
たとえば、契約書を営業が作成しても社内チェックが入らず、間違ったフォーマットや未承認のままクライアントに提出されるといった事例もあります。担当者が休んだ瞬間に進行が止まるというリスクは中小の映像制作会社では特に顕著です。
「プロカン」で見積・請求・契約管理を一元化する
案件単位で「見積・契約・請求」を一括管理
プロカンは、プロジェクト型ビジネスに最適化された業務管理SaaSです。見積書の作成から契約書の締結、請求書の発行までを一つのシステム上で案件単位にひも付けて管理できます。情報が一元化されていることで、変更履歴や金額の整合性がとれ、社内での確認もスムーズになります。
ワークフロー設計と権限管理でミスや属人化を防止
営業、制作、経理それぞれの役割に合わせて、申請・承認フローを明確に設計できます。見積書の承認フロー、契約書の社内リーガルチェック、請求書の最終確認など、属人化しやすい業務を「仕組み」で解決できます。
帳票のテンプレート化でスピードと品質を両立
見積・契約・請求に必要な帳票類をテンプレート化し、同一案件にひもづいた自動入力が可能なため、二重作業や転記ミスを防げます。営業と経理の連携も強化され、会社全体の生産性向上にもつながります。
契約トラブルを減らし、月末の請求処理時間を半減
ある映像制作会社では、複数クライアントから月20件以上の案件を受託しており、契約と請求処理に追われて経営判断が後手に回っていました。プロカンを導入することで、見積金額の変更が契約書・請求書に自動反映される運用が確立され、契約書の締結漏れもゼロに。さらに、請求書の発行業務もテンプレートによって自動化され、月末の事務処理時間が約50%削減されました。
見積・契約・請求管理を「経営の武器」に変えるために
見積・契約・請求業務を単なる事務処理で終わらせていては、経営のスピードは上がりません。プロカンは、煩雑な業務をスマートに変えると同時に、「いま会社がどのようなプロジェクトを抱え、どれだけの利益が見込めるのか」を一目で把握できるツールです。
まずは資料をダウンロードし、自社の課題にどうフィットするのかを確かめてみてください。
