広告制作会社の現場で起きている「管理の限界」
広告制作会社は、アイデアと表現力で価値を生む創造的な現場ですが、実際の業務フローは決して芸術的ではありません。特に見積作成から請求、契約書締結に至るまでの一連の管理業務は、「Excel地獄」「属人化」「手戻りの多さ」といった問題が表面化しがちです。こうした業務の非効率さは、収益構造や経営判断にも大きく影響を与えます。
本記事では、広告制作会社の経営者に向けて、見積・請求・契約管理の課題とその解決策を実例を交えて深掘りしながらご紹介します。業務の属人化を排除し、組織全体の利益最大化につなげる仕組みとは何かを見出していきます。
なぜ今、見積・請求・契約管理の見直しが求められているのか
広告業界を取り巻く環境は、ここ数年で劇的に変化しました。デジタル案件の増加、クライアントからのスピード要求の高まり、フリーランスや外注との契約形態の多様化など、業務はかつてないほど複雑化しています。
それにもかかわらず、以下のような運用を続けていないでしょうか？
- 見積書はExcelで作成し、過去の案件をコピー＆ペースト
- 契約書は法務とのやりとりに時間がかかり、案件のスタートが遅れる
- 請求処理は経理担当者に一任され、経営層は未入金情報を把握できない
このような状況では、収支の全体像が見えづらくなり、戦略的な経営判断が困難になります。見積・請求・契約という「お金と契約の入口管理」は、今やクリエイティブの領域に匹敵する重要性を持つのです。
広告制作会社における見積・請求・契約の構造的な問題
広告制作会社のプロジェクトは、一般的に「個別受注・都度契約」の形を取るケースが多く、その都度、案件ごとに見積・請求・契約を行う必要があります。つまりこの3つの業務がうまく機能しなければ、以下のような問題が生じます。
- 案件の利益率がブラックボックス化する
- 納品後に契約や請求トラブルが発生する
- キャッシュフローの予測が困難になる
- 属人対応が横行し、引き継ぎ不能な状態が生まれる
「制作物は納品されたが契約書は未締結」「請求書の発行漏れに気づいたのは月末」「見積に含まれていない作業が追加されたが、費用の請求ができなかった」──このような失敗は、すでに多くの広告制作会社が直面してきた問題です。
業務が拡大すればするほど、現場の見積・請求・契約管理は複雑化し、業務負担とリスクが比例して高まっていきます。だからこそ、経営者は「管理の仕組み」を経営課題として正面から見据える必要があるのです。
広告制作会社にありがちな見積・請求・契約管理の5つの落とし穴
1. 案件ごとの原価構造が不明瞭
見積書に「ディレクション費用」「デザイン費用」など大まかな内訳はあっても、それがどの工程の何時間を根拠にしたかが曖昧だと、価格交渉や収益分析が困難になります。
2. 契約書の作成・締結が遅延する
法務チェックや社内承認に時間がかかることで、キックオフのタイミングが後ろ倒しになり、納期にも影響します。また、フリーランスや小規模外注との個別契約も煩雑になりがちです。
3. 請求書の発行が属人化・後手化する
「誰が請求書をいつ発行したのか」が追えない環境では、請求漏れ・誤請求・入金漏れのリスクが高まります。さらに、クライアントの支払いサイクルとの不一致もキャッシュフローに悪影響を及ぼします。
4. バラバラなツール運用で情報が分断
見積はExcel、契約はWord、請求はfreee、コミュニケーションはChatwork──ツールが分断されていると、情報のトラッキングや業務の一貫性が失われます。
5. 現場と経営層で情報の「断絶」が生まれる
経営層が全案件の見積金額・請求状況・契約ステータスを把握できていない場合、「どの案件が儲かっているのか」「誰が遅延しているのか」が見えず、経営判断に遅れが生じます。
プロジェクト型業務に特化した管理システム「プロカン」で解決する
一元管理によるプロセスの「可視化」
「プロカン」は、見積・請求・契約をプロジェクト単位で一元管理できるSaaSです。案件開始から終了までのすべての契約・金額・進捗を「プロジェクト単位」で紐づけて把握できるため、制作現場と経営者の情報ギャップを埋められます。
- 見積テンプレートにより、原価積算から利益計算まで自動化
- 契約書ひな形の一括管理、電子契約サービスと連携
- 請求情報は案件進捗と自動連携し、発行漏れ・誤請求を防止
担当者ごとの業務を「標準化」し属人化を排除
プロカンを導入すれば、見積作成から請求処理までの一連のフローを誰でも同じ手順で実行できるため、担当者が変わっても業務が止まりません。業務フローのテンプレート化は、管理者だけでなく現場にも恩恵をもたらします。
経営層のダッシュボードで「瞬時に判断可能」に
経営者向けのダッシュボードでは、以下のような情報がリアルタイムで把握できます。
- 各案件の進行状況と収支
- 未契約・未請求案件の数
- 各月の売上・利益・請求回収状況
これにより、「リスキーな案件の早期発見」や「請求遅延の回避」といった攻めのマネジメントが可能になります。
属人管理から脱却し、収支を可視化した広告制作会社の変化
東京都内でデジタル広告や動画制作を主軸にしているA社では、長らくExcelによる見積・請求管理を行っていました。案件の進行はすべて担当者任せで、契約の抜け漏れや請求遅れが常態化し、経営陣はキャッシュフローの全体像を把握できずにいました。
「プロカン」導入後、以下のような変化が起きました。
- 契約から請求までのプロセスが一元化され、属人化が解消
- 全案件の収益性がリアルタイムで可視化され、経営判断が加速
- クライアントへの請求漏れ・遅れがゼロに
- プロジェクトマネージャーの工数も可視化され、利益率の高い案件への集中が可能に
経営者は「ようやく利益を生むプロジェクトにリソースを集中できるようになった」と語っています。
プロジェクトの収益構造を見直したい経営者の方へ
広告制作業の収益性は、現場のセンスや技術力だけでなく、見積・契約・請求という「ビジネスの骨格」によって左右されます。属人化とアナログ管理から脱却し、持続可能で健全な経営体制を目指すために、まずは「プロカン」の資料をご覧ください。
