インフルエンサーのキャスティングからイベント演出、SNS用コンテンツ制作まで、プロジェクトのスピード感と多様性が求められる現代の制作現場。外部パートナーとの連携は欠かせない要素ですが、それと引き換えに、原価の複雑化・不透明化という大きな課題を生み出しています。
「案件ごとの収益性が把握できない」「誰にどれだけ支払ったのか把握できていない」――こうした声は、制作現場のリアルな悩みとして多くの企業で聞かれます。この記事では、制作会社の管理会計における「外注管理」の重要性にフォーカスし、最適な管理体制を築くための視点と実践例をご紹介します。
なぜ制作会社にとって外注管理が重要なのか
外注比率が高まる制作業界の特性
イベント制作やプロモーション業務では、案件ごとにキャスティング・演出・撮影・デザイン・SNS運用など多岐にわたる外注が発生します。そのため、全体原価のうち外注費が占める割合は非常に高く、適切な管理を行わなければプロジェクトの採算が大きく崩れるリスクがあります。
原価管理の難しさは「見えにくさ」から始まる
・複数人・複数日程にわたる発注
・社内外のやりとりがチャットやメールで断片化
・キャスト・演出家・エージェントなど契約形態の違い
これらの要因が「コストの実態把握」を困難にし、赤字案件や利益圧迫を生み出します。
外注管理の失敗が引き起こす3つのリスク
見積・請求とのズレによる収益悪化
発注時と実際の支払額がズレると、見積との乖離が発生。案件単位で収支が合わず、事後的に「なぜ赤字になったか」が分からないケースも少なくありません。
経理処理の煩雑化
発注管理が曖昧なまま進行し、請求時になって慌てて支払データを集める。これでは月次決算に支障が出るだけでなく、税務・監査面でもリスクになります。
社内の再現性が失われる
同じキャスティング先でも、担当者ごとに発注ルールが異なることでノウハウが属人化。「どの案件がどれだけ利益を出したのか」「次も同じ予算感で組めるのか」が分からず、再現性のない業務体制となってしまいます。
原価管理と外注管理を両立するには
制作会社が抱える課題の多くは「情報の分断」から生じています。具体的には以下の観点から整理することが重要です。
- 誰に・いつ・いくらで外注したのかを一元管理
- 案件ごとに紐づいた原価データをリアルタイムに把握
- 実行予算と支払実績を比較し、着地見込みを予測
- 担当者ごとの業務プロセスを標準化し、属人性を排除
「プロカン」を使った外注管理の最適化
「プロカン」はプロジェクト型ビジネスに特化したERPとして、外注費の管理においても高い効果を発揮します。具体的には以下の機能が活用されています。
外注契約・発注書の一元管理
フォーム形式での発注入力により、誰が・どの案件で・何に対して発注したのかが明確になります。メールやExcel管理からの脱却に成功している事例も。
外注費の見積・実績の対比機能
事前の発注見積と、実際の支払金額を案件ごとに記録・集計可能。赤字リスクの早期発見や、利益率の事前シミュレーションが実現します。
キャスティングごとの履歴管理
過去の案件で誰を起用し、どれだけ支払ったかを確認できることで、キャスティングの交渉材料にもなり、再発注時のコストダウンにも貢献。
原価集計と収支見える化のダッシュボード
案件ごとの収支がリアルタイムに反映されるため、「完了してからわかる赤字」ではなく「進行中に見える着地予測」が可能になります。
成果につながる外注管理の実践事例
とあるセールスプロモーション企業では、インフルエンサーのキャスティングやイベントスタッフの管理をExcelで行っていたため、担当者間の情報共有に課題がありました。
「プロカン」導入後は以下の変化がありました。
- 外注先ごとの支払履歴・単価が可視化され、コスト削減が可能に
- 社内ディレクターが案件全体の利益を意識するように
- 経理部門の確認工数が約30％削減
まとめ：原価を制す者が利益を制す
イベント制作・プロモーション業務は、「創造力」と「スピード」の両立が求められる領域です。しかし、どれだけ優れた企画でも、原価管理が破綻すれば持続的な経営はできません。
とくに外注管理は、コスト構造の大部分を占める最重要ポイント。プロジェクトベースで動く制作会社だからこそ、属人的な勘と経験ではなく、システムによる「見える化」と「仕組み化」が欠かせません。
プロカンを通じて、次の案件から“利益を生み出す管理”にシフトしていきましょう。
