イベント制作会社における経理業務の実態
イベント制作業は、案件単位で発生する多種多様な支出・請求に対応しながら、厳密な予算管理やキャッシュフロー管理が求められます。その中でも、経理業務はまさに事業運営の“根幹”を支える存在です。
しかし多くのイベント制作会社では、長年経理を担当しているベテラン社員が一手に経理業務を担っていたり、エクセルや紙ベースの管理が依然として主流だったりと、属人化と非効率の問題が根強く残っています。こうした構造は、日常業務の遅延のみならず、経営判断や資金調達、監査対応といった“会社の未来”に関わる場面で大きなリスクとなります。
本記事では、イベント制作会社の経理業務に潜む属人化のリスクとその効率化の必要性を深掘りし、クラウド型ERP「プロカン」を用いた改善手法を事例とともにご紹介します。
属人化が経営を蝕む「静かなリスク」
経理の仕事は「誰がやっても同じ」と思われがちですが、現実はその真逆。多くのイベント制作会社では、以下のような属人化が進行しています。
- 「あの人しか分からないエクセル関数」
- 「過去案件の処理ルールが口頭伝承」
- 「請求タイミングや経費分類が人によって異なる」
一見日常的に回っているようでも、属人化が進むことで以下のような経営課題が生じます。
- 担当者が不在時に業務が止まる
- 月次決算の遅延で予実分析ができない
- 銀行や投資家向けの説明資料が整備できない
- 新任担当への引き継ぎに膨大な時間がかかる
このような状態を放置することは、会社の「見えないリスク」を増やし続けることと同義です。特にプロジェクト単位で収益を上げるイベント制作会社では、各案件の収支を正確かつタイムリーに把握できなければ、利益の出ていない案件に気付くのが遅れ、致命的な赤字を抱えるリスクすらあります。
なぜ今「経理業務の効率化と脱・属人化」が必要か？
属人化の排除は、単なる「人への依存を減らす」取り組みではありません。事業の拡大と持続性の両立に不可欠な“組織の体質改善”です。
業界の構造的変化と対応力の必要性
イベント業界はコロナ禍を経て、オンライン・ハイブリッド型の案件増加、インフルエンサーやクリエイターの外注管理など、経理業務の難易度が一段と上がっています。こうした構造変化に柔軟に対応するためにも、効率的で標準化された経理体制が必要不可欠です。
中小企業への電子帳簿保存法対応プレッシャー
2024年以降、電子帳簿保存法への対応義務が本格化しています。適切なシステムを用いなければ、法令違反による罰則リスクが発生。これはもはや「情報システム部門」や「経理担当者」だけの話ではなく、経営者が主体的に関わるべき経営課題となっています。
人材採用・育成の課題
経理の採用難が続く中、「ベテランが辞めたら回らない」という体制では、今後の人材育成も困難になります。標準化とシステム化が進めば、業務の平準化が進み、未経験者の採用や育成も可能になります。
イベント制作会社の経理業務に潜む4つの属人化リスク
1. 複雑化した案件管理と収支紐付けの曖昧さ
複数案件が同時並行で走るイベント制作会社では、案件ごとの請求・発注・経費の紐付けが煩雑になりがちです。経理担当が自らメモや個人管理ファイルで対応していると、第三者による追跡ができず、確認や集計に毎回時間がかかります。
2. Excelベースの業務とミスの温床
「会計ソフトに入れる前にExcelで集計」「集計ルールが人によって違う」——こうした状況は、入力ミスや計算ミスの温床となり、経営判断を誤る原因になります。また、作業のブラックボックス化も進行しやすくなります。
3. 月次決算・予実管理の遅延
属人化が進むと、「あの人がいないと決算できない」「予実の集計が月末どころか翌月中旬になる」といった事態が日常茶飯事になります。その結果、赤字案件やコスト超過に気づくのが遅れ、現場に修正指示を出すタイミングを逸するリスクも。
4. 業務のブラックボックス化と引き継ぎ困難
経理が退職や休職した場合、「どこに何があるか分からない」「過去の処理ルールが記録にない」などの混乱が発生。引き継ぎに数ヶ月を要するケースもあり、経営者にとっては見逃せない課題です。
システム導入で進める効率化と標準化
経理業務の属人化を解消し、効率的で再現性のある業務体制を構築するためには、クラウド型の業務管理システムを活用した仕組み化が最も有効です。ここでは、プロジェクト型ビジネスに特化した収支管理システム、クラウドERPを用いた改善アプローチをご紹介します。
収支管理システムの特徴とイベント制作業における適合性
プロジェクト型業務を行う企業向けに設計された収支管理システムが、イベント制作会社にとって相性の良い理由は以下の通りです。
- 案件単位での工数・原価・収支管理が可能
- 請求・支払・経費申請など経理関連業務を一元化
- クラウド型で複数拠点や外部パートナーとも連携可能
- 承認フローの可視化・ログ化でガバナンスも担保
これらの機能により、個人依存で成り立っていた業務が「仕組み化」され、組織で情報を共有・運用できる体制へと移行できます。
属人化排除を実現する具体的な4つのポイント
1. 経理データの一元化とリアルタイム反映
見積〜発注〜経費〜請求までの一連の流れがプロジェクト単位で紐づいて管理できます。これにより、各データが個別のファイルやツールに分散せず、経理担当がいちいち照合・再入力する必要がありません。リアルタイムで数値が更新されるため、経営者やマネジメント層も即時に予実状況を把握できます。
2. 誰でも使える操作性とマニュアル化支援
属人化の排除には、誰でも一定の精度で業務ができる仕組みが必要です。直感的なUIと操作設計に加え、操作ログやヘルプガイド機能も充実しており、業務の標準化・マニュアル化が容易です。新人や非経理部門のスタッフでも最低限の教育で業務に参画できるようになります。
3. 承認フローと証跡の自動化
経費精算や請求承認における属人化は、ガバナンス不全や不正リスクにもつながります。プロカンでは申請〜承認のワークフローがあらかじめ設定でき、すべての処理がタイムスタンプ付きで記録されます。これにより「誰が・いつ・何を承認したか」が明確になり、後任者でもスムーズに業務を引き継げます。
4. 会計ソフト連携による決算早期化
会計ソフト（freeeやマネーフォワードなど）との連携が可能なため、仕訳の自動生成や仕訳インポートによる転記の自動化が実現します。これにより月次決算のスピードが大幅に向上し、「担当者がいないから決算が遅れる」といった問題を根本的に解決します。
システム導入で属人化を排除したイベント制作会社の変革
ここでは、収支管理システムを導入し、経理業務の属人化を解消したイベント制作会社の事例をご紹介します。
- 規模：従業員35名（うち経理専任1名）
- 事業内容：展示会・販促イベントの企画制作、運営支援
- 課題：経理担当者1名に依存した業務体制、予実管理の遅延、決算処理の属人化
導入前の課題
経理担当者が20年以上勤続しており、業務のほとんどがその担当者の頭の中にありました。月末月初は毎回残業続きで、月次決算は翌月末までかかることも珍しくありませんでした。
特に以下のような問題が経営に深刻な影響を与えていました。
- 見積金額と実行予算が紐付かず、粗利率が読めない
- 支払期日や入金管理がExcelベースで、漏れ・二重処理が発生
- 後任育成を試みても、業務全体像が掴めず退職者が続く
システム導入による変化
収支管理システム導入後、以下のような変化が生まれました。
- 業務のマニュアル化と分散化
案件単位の経費・請求情報がシステム上で一元管理されることで、他部署のスタッフも一部経理入力を担当可能に。業務が自然に分散され、1人の担当に依存しない体制に移行。 - 月次決算の5営業日短縮に成功
データ入力のリアルタイム化と会計ソフト連携により、月次決算を翌月10営業日以内に完了できるようになり、営業戦略にスピーディに反映可能となった。 - 属人化を防ぐ承認プロセスの可視化
社内で「誰が何をいつ承認したか」が明確化されたことで、処理の透明性が向上。万が一の監査対応や内部チェックもスムーズに。 - 経営者が収支を直接確認可能に
社長や事業責任者がプロカン上でリアルタイムに案件別の収支状況を確認できるようになり、「なんとなくの経営」から「データに基づく判断」へと移行できた。
経理の属人化を解消し、持続可能な経営体制を築きませんか？
イベント制作会社にとって、経理業務の属人化はもはや看過できない経営リスクです。今後の事業継続性、採用難への対応、そして経営判断のスピードを高めるためにも、業務の標準化と可視化は急務です。
「プロカン」なら、イベント制作に特化したプロジェクト収支・経理業務の最適化が可能です。今すぐ、以下のボタンから資料をダウンロードいただき、属人化を解消する第一歩を踏み出しましょう。
