変化の時代に求められるPM／ディレクターの視点
イベント制作会社の現場では、急な仕様変更や予算調整、クライアントの要望変更など、判断力が求められる場面が日常的に発生します。PM（プロジェクトマネージャー）やディレクターが意思決定を迫られる局面は多く、判断の誤りはスケジュール遅延や収支の悪化を招きかねません。
こうした状況下で、感覚や経験則のみに頼るのではなく、客観的な数字に基づいた「予実管理」や「経営判断」の仕組みを備えることが、プロジェクト成功の重要な要素となってきています。本記事では、イベント制作の現場でPM／ディレクターが直面する課題を明らかにし、それを乗り越えるための具体的なアプローチと「プロカン」という支援ツールの活用法を解説していきます。
なぜ今、「予実管理」と「経営判断支援」が必要か
かつては、イベント制作の現場における予算・実績管理はざっくりとした月次報告やエクセルベースの手集計に任されていました。しかし、制作費の高騰や、案件単位での利益確保の難易度が増す中で、もはやそれでは対応できない局面が増えてきています。
加えて、業界全体で「マルチプロジェクト化」が進み、同時に複数のイベントを回すことが当たり前になっている現代では、進行中のプロジェクトが赤字なのか黒字なのか、途中段階で把握し、軌道修正できるかが勝負を分けます。
さらに、クライアント側もコストに対して非常にシビアになっており、「この施策にどれだけの投資対効果があるのか」を常に問われるようになっています。PMやディレクターは、ただの進行管理者ではなく、経営目線でプロジェクトを捉える「意思決定者」としての役割も担う必要が出てきたのです。
意思決定の精度が、PMの「成果」を分ける
PMやディレクターは、日々大小さまざまな意思決定を迫られます。たとえば、以下のような場面に心当たりはないでしょうか？
- 予算を超えそうなタイミングでの制作会社・キャスティングの再調整
- クライアントの要望追加に対し、追加請求すべきかの判断
- リソースの逼迫を受けて、誰をどのプロジェクトにアサインするか
- プロジェクト完了後、次の予算取りや提案時に向けた利益率分析
こうした場面で「勘」ではなく、「数字」をもとに動けるかが、長期的に見た信頼や収益性に直結します。適切な予実管理の仕組みと、それに基づいた判断材料がなければ、現場は属人化し、再現性も損なわれていきます。
イベント制作会社における判断と管理の盲点
では実際に、イベント制作の現場でPMやディレクターが抱える課題にはどのようなものがあるのでしょうか？具体的に整理してみましょう。
1. プロジェクト単位の「収支」が見えない
Excelで予算を立てたものの、実際にかかった費用が反映されるのは月末、下手をすれば案件終了後。これではリアルタイムな意思決定に活用できません。
2. 「予実」の差異が把握できない
見積と実績の乖離があっても、その原因が「人件費なのか？発注なのか？外注なのか？」が分からず、次回以降に活かせない。
3. 意思決定の「根拠」が曖昧
上記のような見えないコストがある中で、何を基準に進行を変えるべきか不透明なため、判断が属人的になる。
4. メンバーとの情報共有が不十分
現場と経理、営業と制作、社内と外注など、情報が断片化し、全体最適で動くことが困難。
これらの課題を放置したままでは、「プロジェクトの成功」が運任せになってしまい、継続的な成長にはつながりません。
意思決定を支える「見える化」と「仕組み」
イベント制作の現場で意思決定を支援するには、「数字に基づいた可視化」と「そのデータをリアルタイムで扱える仕組み」の両輪が不可欠です。これを実現するための方法として、以下のような取り組みが効果的です。
プロジェクト収支の可視化
まず大前提として、各プロジェクトの「収支」がリアルタイムで見えるようにする必要があります。単なる“売上”ではなく、「見積金額」と「実際の発注額・支払額」、さらに「稼働した人件費」などを反映し、案件ごとの粗利がひと目でわかるダッシュボードを整備することで、赤字リスクに早期に気づける体制が整います。
また、これにより「このプロジェクトは利益率が悪かったが、何が原因だったのか」「想定外のコストがどこで発生したか」など、原因分析も可能になります。
予実管理の自動化と粒度の最適化
予実管理のポイントは、「どの粒度で」「どの頻度で」実施するかです。プロジェクト単位・フェーズ単位・カテゴリ単位（人件費／外注費／交通費など）など、目的に応じて適切な管理単位を設定し、日次・週次で差分を確認できる仕組みを整えることで、意思決定の精度が飛躍的に向上します。
手作業では負担が大きいため、プロジェクト型業務に特化したERP（基幹業務システム）を活用して、入力の簡易化やレポート出力の自動化を実現するのが現実的な手法です。
多視点での情報共有と透明性の確保
「誰が」「どこまで予算を使っていて」「今どういう進捗状況にあるのか」を社内全体で共有できるようにすることで、責任の所在を曖昧にせず、次の判断につなげることができます。制作チーム・営業・経理など部門横断的に数値を扱える基盤は、現場の連携力を高め、属人性を排除する効果もあります。
たとえば収支管理システムを導入すれば、現場のディレクターが自分で数字を拾って集計することなく、リアルタイムでプロジェクト収支が把握でき、上長への報告や次のアクションがスムーズに行えます。
システム導入で実現する支援機能とは？
収支管理システムは、プロジェクト型ビジネスに特化して設計されたERPであり、次のような機能によって経営判断と予実管理を強力に支援します。
- プロジェクト別の収支一元管理（見積／原価／実績を自動で集約）
- 予実差異の可視化（赤字要因やコスト超過箇所を即時表示）
- 工数管理と人件費の連携（工数に基づく人件費原価計算）
- チームでのデータ共有（役職ごとに権限付与可能）
- 決算や請求と連動した経理処理
これらにより、これまで「感覚」で行っていた意思決定を「データ」に裏打ちされたものへと変えていくことが可能になります。
システム導入による変化と成果
収支管理システムを導入し、現場の経営判断の質が変わったイベント制作会社の事例を紹介します。
導入前の課題
- プロジェクトが赤字かどうかは「感覚」で判断
- 途中での見直しが効かず、赤字案件が散見された
- PMごとの管理スキルに差があり、属人化が激しかった
- 営業と制作・経理間で情報が共有されず、責任の所在が不明確
導入後の変化
- プロジェクトごとに「リアルタイムの収支レポート」が表示され、判断の材料が可視化された
- 月末前に予算オーバーの兆候が把握でき、早期に発注見直し・仕様調整が可能に
- 見積作成から実績比較までをシステム上で一貫して行うことで、属人化が解消
- PM自身がレポートを見ながら社内会議で判断を提示できるようになり、信頼が向上
導入から半年後には、粗利率が前年比で8％向上し、赤字案件はほぼゼロに。経営層だけでなく、現場PMの意識改革も同時に進んだという結果が得られました。
収支管理システムで、あなたの意思決定を強くする
イベント制作の現場は、常に変化と判断の連続です。だからこそ、あなたの判断力を「勘」から「データ」へと進化させる仕組みが必要です。
「プロカン」は、PMやディレクターが現場の判断を迅速かつ的確に行うための、最強のパートナーです。
