なぜ「収支の見える化」がいま必要なのか？
イベント制作業界では、案件ごとの工数・原価・外注費・経費が複雑に絡み合い、収支を正確に把握することが困難になりがちです。「なんとなく忙しいが利益が残らない」「赤字案件がどこで発生しているのかわからない」といった声もよく耳にします。
特に中小規模のイベント制作会社では、営業と制作が同一人物であることも多く、受注・進行・納品・請求までの流れが属人化しやすい構造です。このような背景の中で、収支の見える化は経営判断を下すうえで避けては通れない課題となっています。
本記事では、「収支の見える化」の必要性とその実現方法、実際に改善に成功した事例までを具体的に解説し、イベント制作会社の経営者が自社に取り入れるべき視点を提供します。
収支が見えないままの経営が招く3つのリスク
収支の見える化がなされていないイベント制作会社が直面する主なリスクは、以下の通りです。
1. 採算の取れない案件を繰り返し受注してしまう
案件単位の原価や工数が曖昧なままでは、実際に利益が出ているかどうかを把握できません。そのため、「忙しさ」だけを指標に業務を進めてしまい、気づけば赤字案件が積み重なっているケースもあります。
2. 経営判断のタイミングが遅れる
利益が出ていないことに気づくのが決算後、では手遅れです。経営に必要なのは「リアルタイムな損益情報」。見える化されていないと、改善アクションを取るべきタイミングを逃します。
3. 属人化による経営情報のブラックボックス化
「誰がどのくらいのコストをかけたのか」「どの工程で想定外のコストが発生したのか」が担当者の頭の中にしか存在しない。これでは組織的な改善につながりません。
これらの課題は、蓄積すると売上高にかかわらず「儲からない会社」を作ってしまいます。
見える化の鍵は「案件別収支のリアルタイム把握」
「収支の見える化」と聞くと、レポートや集計資料の整備を思い浮かべるかもしれません。しかし、単なるExcel管理や紙の資料では不十分です。収支の見える化に必要なのは、「リアルタイムで案件単位の損益情報が把握できる仕組み」です。
イベント制作の収益性は、以下のような複数の要素が関係します。
- 案件別の売上（請求ベース／見積ベース）
- スタッフ・協力会社への外注費
- 機材・設営・輸送・交通費などの変動原価
- 社内ディレクターの工数や人件費（固定費含む）
- 見積との差異（追加対応、変更対応など）
これらをリアルタイムで可視化できるようになると、プロジェクト進行中でも「この案件は利益が出そうか？」「原価が想定を超えていないか？」というチェックが可能になります。
なぜ収支の見える化が進まないのか？
多くのイベント制作会社が「収支を把握したい」と考えているにもかかわらず、実際には可視化できていないのはなぜでしょうか。その原因を以下に深掘りします。
1. 工数や原価の集計が後追いになっている
現場が忙しいと、工数管理や経費精算が後回しになります。そのため、収支の実態が月末や決算時までわからず、「終わってみたら赤字だった」という状態に。
2. 営業・制作・経理間の情報連携が不十分
営業は見積を作成し、制作は進行を管理し、経理は請求処理を行う。これらがバラバラのツールやExcelで管理されていると、情報の整合性が取れず、収支全体を見通すことができません。
3. 感覚ベースの意思決定
長年の経験から「この案件はうまくいくだろう」と判断していても、実際の原価や粗利率と乖離していることはよくあります。数字に基づかない経営は、再現性がなく、改善もしづらいのです。
4. ツール導入のハードルが高いと感じている
ERPなどのツール導入に対して、「高価そう」「現場が使いこなせないのでは」という懸念を持つ経営者も多いです。しかし、近年はイベント業に特化した低コスト・シンプルなツールも登場しています。
収支管理システムで収支の見える化を実現する
収支管理システムは、収支の見える化に最適なツールです。経営者が押さえるべき導入メリットを紹介します。
1. 案件別の収支をリアルタイムで確認
売上・原価・粗利率が案件単位で一目で把握できます。見積と実績の乖離も即座に確認できるため、進行中にアラートを出すことも可能です。
2. 原価や工数の入力を現場でも簡単に
スマホやタブレットからの工数入力機能により、現場スタッフが工数をリアルタイムで入力できます。交通費・外注費などの原価も記録可能。
3. 経理処理と連動し、請求・入金管理も一元化
見積→発注→納品→請求→入金までが一元管理できるため、経理部門との情報連携もスムーズに。会計ソフトとの連携も可能です。
4. 担当者ごとの原価率や粗利も分析可能
複数案件を担当するプロデューサーやディレクターごとに、粗利や予算達成率の分析も行えるため、人材評価や次回案件のリソース配分にも活用できます。
収支見える化で利益率15%改善に成功した事例
関東圏でイベント制作を行うA社（従業員15名）は、もともとExcelで案件ごとの収支を手計算していましたが、赤字案件の特定に1〜2か月かかっていました。
収支管理システム導入後、以下の変化が生まれました：
- 案件ごとの原価・工数がリアルタイムで見えるようになり、赤字傾向の案件を早期に改善。
- 外注費の上昇傾向を見積作成時点で加味できるようになり、見積精度が向上。
- プロデューサー個人の粗利率や案件達成率を見える化することで、配置と評価の最適化が可能に。
その結果、導入から1年で平均粗利率が15％向上し、赤字案件数は前年比40％減少しました。
まずはプロカンの資料で詳細をご確認ください
収支の見える化は、イベント制作会社の持続可能な成長を支える第一歩です。プロカンなら、現場に無理なく導入でき、経営と現場の両方で「数字に基づく判断」が可能になります。
