イベント制作の“成功の鍵”はチームワークにあり
華やかなイベントの舞台裏には、数多くの人と工程が関わっています。企画、演出、制作、運営、キャスティング、そして現場管理と、それぞれの役割が高い精度で連携しない限り、イベントの成功はありません。
しかし、現実には「言った・言わない」「聞いてない」「予定が変わっていた」といった些細な連絡ミスが、全体の進行に大きな支障をもたらすことも少なくありません。そうしたミスの多くは、チーム間の情報共有・進行連携が属人的かつ非体系的であることが原因です。
イベント制作会社の経営者として、チームワークを強化し、属人化のリスクを回避しながらプロジェクトの進行を円滑にするためには、どのような視点が求められるのでしょうか。本記事では、「チーム連携・進行共有」を軸に、経営課題とその解決策を掘り下げていきます。
なぜ「チーム連携」と「進行共有」がビジネスの未来を左右するのか？
イベント制作ビジネスは、規模が大きくなるほど関係者・関係会社が増え、進行も複雑になります。その中で、どれだけスムーズに社内外メンバーと情報を共有できるかが、生産性や利益率、さらにはクライアント満足度をも左右します。
例えば、
- 細かな進行表が現場チームに共有されておらず準備に遅れが出た
- キャスティング側と演出側で情報が食い違い、直前に修正対応が必要になった
- クライアントからの修正指示が一部メンバーにしか伝わっていなかった
…こうした“よくあるミス”の積み重ねが、予算オーバーや納期遅延を引き起こします。
そしてこれらは多くの場合、スキルややる気以前に「情報が行き届いていなかった」「共有のルールがなかった」という構造的な問題です。
チーム連携・進行共有は、単なる「報連相」の話ではありません。
それは、プロジェクト全体の品質・スピード・利益率を左右する、企業経営そのものの基盤なのです。
属人化・アナログ管理がもたらす課題とは？
イベント制作現場において、情報管理の手段は未だに「LINE・電話・エクセル・ホワイトボード」などバラバラであることが多く、これが“属人化”や“情報のブラックボックス化”を招いています。
現場のリアルな課題例
- 情報の更新があるたびに全員に個別で連絡を回す必要があり、手間がかかる
- メールやチャットでやり取りした内容が流れてしまい、重要情報が埋もれる
- 担当者が休んだり退職したりすると、誰も状況が分からなくなる
- 同じようなスケジュール表や資料が何度も作られ、非効率
- スタッフ・外注先に最新情報が届かず、現場の判断に時間がかかる
このような状態では、たとえ個人が有能でもプロジェクト全体のスピード感や柔軟性は確保できません。
属人化を放置すれば、育成の負担増・業務のブラックボックス化・再発ミスの連鎖といった経営リスクが蓄積されます。だからこそ、情報をチーム全体で一元管理し、「誰でも今の状況が分かる」状態を作ることが、経営課題の本質的な解決につながります。
イベント制作における「連携ミス」「進行の抜け漏れ」がもたらす損失
制作スケジュールの遅延、ダブルブッキング、手配漏れ、確認ミス……。これらはすべて「連携ミス」や「進行の共有不足」に起因する問題です。
よくある損失
- コストの増加：二重発注、追加人件費、ミスによるリカバリー費用
- 信頼の損失：クライアントや外注パートナーからの信用低下
- モチベーションの低下：不透明な指示系統に現場スタッフが疲弊
- リピート受注の減少：制作体制に不安があると継続発注をためらわれる
特に重要なのは、「誰かがちゃんと管理しているはず」という“思い込み”が事故につながる点です。情報の見える化と責任の明確化をしない限り、属人化は残り続け、ミスは繰り返されます。
システム導入で実現する進行管理と情報連携の最適化
このような課題を抜本的に解決する手段として注目されているのが、プロジェクト型ビジネス向けERP、収支管理システムです。
収支管理システムでできること
1. プロジェクト単位での情報一元管理
- 各案件ごとにスケジュール、担当者、タスク、コスト、ファイル、チャットを一元管理
- 誰が見ても「今どこまで進んでいるか」が即時に分かる
2. 社内外との共有も簡単
- 社外スタッフにも一部情報を権限付きで共有可能
- 外注先やキャスト、パートナーとも「同じ情報」を前提にやり取りができる
3. 属人化しない進行管理
- 過去プロジェクトのテンプレートを再利用
- 特定のPMしか知らない「暗黙の進行ノウハウ」も形式知として共有可能
4. 変更履歴のトラッキング
- 変更点が自動で記録されるため、「いつ・誰が・なぜ変えたか」が追跡可能
- 誤解や伝達ミスが大幅に減少
5. クラウドベースでどこからでもアクセス
- テレワークや現場勤務など、働く場所を問わずに常に最新情報にアクセス可能
プロカンの導入により、「属人化の排除」「ミスの削減」「進行のスピードアップ」「利益率の改善」という、経営者が最も求める成果に直結します。
システム導入で連携が変わったイベント制作会社の実例
ここでは、収支管理システムを導入したイベント制作会社の変化を見てみましょう。
Before：導入前の課題
- スケジュールはエクセルで作成、共有はメール・LINE
- タスクの進捗状況がPM以外わからず、チーム内の混乱が頻発
- 外注先との連携が遅れ、撮影当日に機材不足が発覚
After：導入後の変化
- プロジェクトごとに全情報を収支管理システムで一元管理
- スタッフ全員がリアルタイムでスケジュール・タスクを確認可能に
- クライアントからの変更依頼も即時反映され、混乱ゼロ
- 属人化が減り、若手メンバーでも進行管理を担当できるように
結果として、「情報共有の手間が激減」「進行遅延の大幅削減」「スタッフの自主性向上」「クライアント満足度アップ」を実現。年間受注件数も前年比20%増を達成しました。
チーム連携に課題を感じたら、まずは資料をご覧ください
イベント制作において、スピーディかつ高精度なチーム連携・進行共有は、クライアントからの信頼と継続受注を得るうえで欠かせない要素です。
プロジェクト単位での情報管理や属人化排除を進めることで、制作業務全体の効率化とリスク低減が可能になります。
「プロカン」は、イベント制作の現場を知り尽くした機能で、経営者の皆さまの課題を解決に導きます。
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