——貴社の事業内容について教えてください。

西澤さん：大きく分けると4つの事業部があります。イベントやプロモーションなどを手がける事業、WEBやグラフィックデザインを行うクリエイティブ事業、映像・CM事業、アプリやWEBシステムを開発するR＆D事業です。

——皆様のお立場についても教えていただけますか？

西村さん：私がプロカンの導入決定をしました。西澤が収支管理のシステム入替を検討するチームの管理をし、社内全体のシステムと働き方改革を推進する担当を設けました。

導入前の収支管理の課題

——プロカンを導入する前は、どのように収支管理をされていたのでしょうか？

西村さん：もともとはファイルメーカーで収支管理をしていました。当時、システムを入れることは何度か検討しましたが、踏み切れなかったんですね。
というのも、やっぱりイニシャルコストも時間もかかりますし、その割に弊社の希望がすべて叶うわけではありません。システム化に踏み切るメリットを感じなかったわけです。
その中で、プロカンの前身となるBB Job（ビービージョブ）の提案をいただき、可能性を感じて使い始めました。

——その頃はどのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

西澤さん：当時のシステムの大きな欠点は、Windowsのアプリケーションにしか対応していなかったことです。PCを入れ替えたら逐一、アプリをインストールしてもらわないといけませんでした。
弊社のクリエイティブチームはMacユーザーが多いので、月末締めの時期になると「PC空き待ち」の渋滞が起きることへのストレスも大きかったですね。外出時に承認作業ができないのも悩ましかったです。

——オフィスにいないと作業できない環境だったのですね。

西澤さん：加えて、請求書作成は紙での発行が必要だったので、コロナ禍でも月末は出社しないといけませんでした。そのため、オフィスの外でも利用できるシステムが望ましいね、という話にはなっていました。
あとは、ダッシュボードがなかったので会社全体の売上や原価の数字が把握できないデメリットもありましたよね。

導入のプロセス

——プロカン導入時の状況をお聞きします。他社のシステムとも比較検討したのでしょうか？

西澤さん：はい。候補は4社あり、最終的にプロカンともう一社でしばらく検証して、どちらもトライアル導入をしてみました。

——決め手はどのあたりだったのですか？

西澤さん：プロカンとは別のもう一社のシステムは、きちんとした大きな会社向きで、すべての見積り書に関して承認が必要な仕様でした。弊社はクイックに提出したい見積りがあるので、臨機応変さや柔軟性が必要でした。あとはコストもネックでしたね。圧倒的に価格の優位性があることと、柔軟性を考慮して本導入を決めました。

導入後の効果

——プロカンを導入した後の効果やメリットを教えてください。

西澤さん：社外からでも承認ができるようになったのは大きいですね。以前であれば、わざわざ会社に行って専用端末にログインして承認をしないといけませんでしたから。

西村さん：スマホで承認できるのも大きいと思いますね。

西澤さん：Macで操作できるようになったのも嬉しい点です。クリエイティブチームには、見積書作成などの営業的な動きをするのが苦手なメンバーも多くいます。Macでもブラウザで使用できるようになって、請求周りを若手に任せるハードルはだいぶ下がりましたね。案件の収支管理はだいぶチャレンジさせやすくなったと思います。

西村さん：あとは「サブ担当」機能も助かっています。経費を使う社員がバラバラなので、かつてはそれを全部集約してひとりの担当者が入力していました。現在は、経費を使った個人が入力できるようになっています。

——実際に、どのくらいの工数削減ができたのでしょうか？

西澤さん：今はジョブ入力の時に数字も案件もコピーできるようになったので、担当者レベルで20～30%程度のリソース削減にはなっていると思いますね。
以前のシステムでは、全ての案件を手入力しなければなりませんでした。案件をコピーできないだけでなく、予算の数字すら移動できず、二度手間になっていました。

——経理担当のリソース削減にもなりましたか？

西澤さん：だいぶ改善されたと思いますね。以前は、月末に請求書発行をするための列ができていました。前の人が終わらないと、発行作業ができません。その作業が終わるまで経理担当は帰れず、だいぶ負荷をかけていたと思います。

——システム変更に伴い現場からも不満やストレスがあったと思います。どのように対応されていったのでしょうか？

西澤さん：請求管理に限らず、社内システム変更時には必ず現場から不満の声が挙がります。そうであっても「収支管理や請求管理は、プロカン上でしか集計しません」と言って、社内の利用定着を図ってきました。そうしないとみんなやらないし、変わりません。ある程度は強引にやるしかないだろうなと思います。

こんな企業にプロカンはおすすめ

——プロカンはどんな企業におすすめできると思いますか？

西村さん：コストパフォーマンスすることを考えると、中堅ぐらいの規模の中小企業に、一番おすすめしたいですね。
そのくらいの規模になると、今のシステムで解決できない悩みが出てくると思いますが、
いまExcelで収支管理をしているような会社にとっては、導入ハードルは低いのでチャレンジする価値はあると思います。