左：ヒューマンデザイン部部長 小野さん 右：Webプロモーション部部長 西川さん
イベント企画・プロモーションのプランニングから制作、実施、運営、スタッフ管理にいたるまでの一連の業務を一気通貫で推進している『株式会社ブレイクスルー』。月間の稼働スタッフ数が延べ1500名前後になるため、約25年前に勤怠管理や請求書発行などオールインワンで賄えるシステムを開発・導入して以降、活用し続けていました。
しかし、システムの開発者が高齢となったこともあり、この機会にと運用を見直し。時代にマッチしたシステムを探していたところ、「プロカン」に出逢い、導入を即決したといいます。テスト運用を始めたのは昨年の12月末。今年5月には本格運用をスタートしたとのことですが、導入によって作業効率などにどのような変化があったのか、Webプロモーション部・部長の西川誠さんに伺いました。
- 企業名：
- 株式会社ブレイクスルー
- 事業内容：
- フィールドプロモーション、Webプロモーション、イベントの企画制作業
- 利用プラン：
- スタンダード
導入前の課題
・約25年前に独自開発したシステムを使用していたが、クラウド型でないため使い勝手が悪かった
・ほとんどメンテナンスもされず、ランニングコストだけが月額10万円がかかっていた
・プロジェクトごとの収支管理と給与が連携されていなかった
・年間で受注しているレギュラー案件の入力が、複製の繰り返しで大幅な時間を要していた
・社員は売上や粗利を決算月しか確認できていなかった
導入後の効果
・プロジェクトごとの収支管理も月次での収支管理も容易になった
・給与連携ができるようになった
・年間で固定の案件は、1件入力すれば1年分の売上金額が入力されるようになり、入力時間を短縮できた
・売上や粗利を月次で確認できるようになった
——「プロカン」導入のきっかけを教えてください。
西川：弊社はもともと、スタッフの勤怠管理や給与管理には、約25年前にスクラッチで開発してもらったシステムを使っていました。開発費用は約400～500万円。開発後はほぼメンテナンス・保守を行っていないのにもかかわらず、月額10万円の利用料がかかっていました。
しかも、システムを開発した会社のエンジニアが一人親方であるため、いつまで運用を続けられるかという不安が大きかったこともあり、経営陣がシステムの切り替えを検討していました。しかし、弊社の業種と相性のいいシステムがなかなか見つからず、切り替えに着手できずにいました。そんな折、イベントで「プロカン」および「プロキャス」を知り、これ以上にイベント業界にマッチしたものはない！ということで、すぐにこの２つを導入することに決まりました。
「プロカン」導入によって月次での収支管理が可能となったことで、営業社員が高い目標を持つようになった
——「プロカン」のどういった点に、イベント業界との相性のよさを見出されたのでしょうか？
西川：まず、私たちの業界は業務請負でスタッフの給料を支払っていますが、業務請負に対応したシステムは、他にありませんでした。また、イベント業界の業務は案件によって売上原価が大きく異なるため、一つひとつ粗利をきちんとみていくことが大切ですが、以前弊社が使用していたシステムをはじめ、一般的なシステムでは、給与連携も簡単ではなく、プロジェクトごとの収支管理がスムーズにいかない場合が多いという課題がありました。
一方、「プロカン」はプロジェクトごとの収支管理も月次での収支管理も簡単なので、導入を機に、社内でも「営業利益を月次で追っていこう」という動きがありました。
詳しいマニュアルが用意されていたため、それを元に自社の業務フローに沿った簡易版マニュアルを作成できた
——社内に「プロカン」ユーザーは何名ほどいるのでしょうか？ また、みなさんすぐに使い方をマスターされましたか？
西川：基本的には営業社員が使っているので、アカウント数でいうと35人分ほど契約しています。使い方に関しては、「プロカン」運営会社の『シービーティー』でマニュアルを用意してくださっていたのですが、実際に弊社の業務フローに沿ったマニュアルがあればもっとスムーズにマスターできるとの考えから、まずは私のほうで使ってみながら、自社用にコンパクトにまとめたマニュアルも作成しました。
同時に、『シービーティー』で勉強会も開催してくださったので、本格運用に向けて着実に使い方をマスターすることができました。ちなみに、弊社の場合、テスト運用期間を4か月設けた後に本格運用に切り替えましたが、テスト運用期間に微調整を繰り返すと、スムーズに本格運用に乗り出せると思います。
ダッシュボードを見れば売り上げの変遷が一目瞭然だから
プロジェクト管理の精度が上がった
——「プロカン」を導入してよかったことを教えてください。
西川：年間で受注しているレギュラー案件に関して、以前のシステムの場合、30数件分を複製で入力する必要がありました。一方、「プロカン」を使えば、年間で固定の案件は、1件入力すれば1年分の売上金額が入力された状態にすることができるうえ、ダッシュボードで全体を確認できるので、プロジェクト管理の精度も上がりましたので、さらには、案件ごとの目標対実績を集計できる機能も重宝しています。確度別の売上の進捗も簡単に確認できるので大変便利です。
「プロキャス」も併せて導入すれば「プロカン」ユーザーの営業社員がキャスティング状況を把握しやすい
——御社では、「プロカン」に加えて「プロキャス」も導入されていますが、それぞれのユーザーはかぶっているのでしょうか？
西川：両方を使いこなしているのは2人だけですが、「プロカン」ユーザーの営業社員にとっては、キャスティングの進捗状況が気になるものなので、「プロキャス」での進捗確認については操作方法を把握している者もいます。そういう面からみても、これから「プロカン」「プロキャス」の導入を検討されている企業様には、両方のシステムを導入することをおすすめしたいですね。
「プロカン」「プロキャス」の導入は、社員の幸福度向上にも貢献している
——「プロカン」「プロキャス」を導入したことで、社員の意識にも変化はありましたか？
西川：これまでは、一か月単位の売上と粗利が社員に対して開示されておらず、決算月になってから、「今期は赤字でした」「黒字でした」と報告して一喜一憂が定着していましたが、「プロカン」「プロキャス」の導入を通して月次での確認が容易になったことで、社員の意識も変わってきたように思います。
つまり、数字が目に見えるようになったことで、より高い目標を目指せるようになったということです。もちろん、意識が変われば自ずと成果も変わってくるので、結果的に社員の幸福度向上につながると期待しています。